Jeśli już przemyślałeś, przeliczyłeś fundusze i zdecydowałeś – zakładam własną działalność. Teraz pora spojrzeć na cały proces jakim jest założenie firmy z praktycznego punktu widzenia. Warto wiedzieć, że pierwsze kroki są czasami kluczowe, a solidne fundamenty pomogą Ci uniknąć wielu trudności w przyszłości.
Od czego więc zacząć założenie firmy?
Polecam zacząć od wyrobienia sobie profilu zaufanego. To bardzo poręczny podpis, którym można sie posługiwać w wielu różnych sytuacjach, nie tylko firmowych, załatwiając sprawy przez internet.
Można to zrobić na dwa sposoby:
– elektronicznie poprzez konto w banku (pod warunkiem, że masz konto w banku autoryzującym profil zaufany, ale większość ma taką opcję )
– osobiście w urzędach.
Listę banków i wyszukiwarkę instytucji obsługujących profil zaufany znajdziesz tutaj.
Warto przemyśleć hasło autoryzujące podpis. Musi być trudne do odkrycia przez osoby niepowołane, ale łatwe dla Ciebie do zapamiętania.
To hasło będzie służyło do podpisywania dokumentów, jeśli ktoś je odkryje i się nim posłuży, nie udowodnisz, że to nie byłeś Ty. Odradzam więc datę urodzenia lub imiona dzieci.
Z drugiej strony hasło musisz pamiętać albo zapisać w bezpiecznym miejscu. Bez znajomości hasła profil będzie bezużyteczny.
Co poza tym?
W tym samym czasie możesz już przygotowywać się organizacyjnie: szukać lokalu, dostawcy sprzętu i towarów itd.
Polecam też kontakt z biurem rachunkowym, na przykład Małym Biurem Rachunkowym (kontakt do nas znajdziesz tutaj :)), ale może to być każde biuro, które świadczy takie usługi. Ważne, żeby przy wyborze rozwiązań, które rzutują na dalsze losy Twojej firmy, nie chodzi tylko o założenie firmy, towarzyszył Ci ktoś, kto się na tym zna. Taka wizyta nie oznacza konieczności stałej współpracy, wiele biur za niewielką opłatą pomaga założyć działalność gospodarczą w ramach jednorazowej usługi.
Jeśli wiesz już, kiedy będziesz mógł zaczynać działalność, jak będzie opodatkowana i oskładkowana i masz siedzibę firmy, możesz załatwiać wpis do CEIDG. To rejestr wszystkich przedsiębiorców. Można to zrobić wcześniej, podając datę rozpoczęcia działalności np. za miesiąc (nie wiem, jak daleko wprzód można dokonać zgłoszenia). Jeśli masz profil zaufany i internet załatwisz to nie wychodząc z domu. A jeśli wydaje Ci się to zbyt zawiłe, zapraszam do mojego biura, gdzie możemy wypełnić wniosek razem. Wtedy założenie firmy będzie naprawdę proste.
Założenie firmy w CEIDG. Jak to zrobić?
Najpierw wypisz sobie kody PKD działalności, którą zamierzasz prowadzić. To symbol składający się z 4 cyfr i litery przypisany do każdego rodzaju działalności.
Skąd to wziąć? Jest wiele wyszukiwarek w internecie, ja osobiście polecam dwie: do pierwszej link tutaj, a do drugiej tutaj , gdzie działalności są pogrupowane w sekcje (np. budownictwo), więc można łatwiej znaleźć, gdy nie bardzo wiadomo, czego się szuka.
Jeśli znajomy prowadzi podobną działalność, możesz też podpatrzyć, co on ma wpisane w swoim CEIDG. Część informacji jest jawna, jeśli znasz imię i nazwisko przedsiębiorcy, możesz skorzystać z wyszukiwarki link tutaj i podpatrzyć, nie tylko od kiedy prowadzi działalność, ale i jakie kody PKD podał. Oczywiście i tak trzeba je jeszcze sprawdzić w wyszukiwarce PKD. Chyba, że bardzo ufasz znajomemu. Ale już nie błądzisz po omacku.
Czy wpisywać jakieś rodzaje działalności na wszelki wypadek?
Kiedyś, gdy każda aktualizacja była płatna, ludzie wpisywali na wszelki wypadek wszystkie rodzaje działalności, jakie tylko przyszły im do głowy. Teraz nie ma takiej potrzeby. Nie mniej, warto się zastanowić, co faktycznie planujesz robić i wpisać od razu kody tych rodzajów działalności, które będziesz wykonywać w dającej się przewidzieć przyszłości. Jeśli za jakiś czas zechcesz poszerzyć działalność, aktualizacja CEIDG jest bezpłatna i stosunkowo prosta.
Jeśli masz już kody PKD, przygotuj jeszcze dowód osobisty, kubek dobrej kawy 😉 i możesz rejestrować swoją działalność.
Założenie firmy
Wchodzisz na stronę biznes.gov.pl.
Strona, jak na twór rządowy, jest przyjazna i poprowadzi Cię aż do szczęśliwego zakończenia.
Rejestracja wniosku CEIDG załatwia przy okazji:
– prawie wszystkie zgłoszenia, które kiedyś całymi stosami trzeba było składać w urzędzie skarbowym,
– zgłoszenie do ZUS Ciebie jako płatnika (firmę)
– zgłoszenie do GUS.
Założenie firmy – zgłoszenie do VAT
Zgłoszenie VAT R, jeśli chcesz (lub musisz) od razu zarejestrować się do VAT. Teoretycznie można to zrobić przy okazji rejestracji wniosku CEIDG, ale jest pewien problem. Nie da się złożyć elektronicznie załącznika VAT R, jeśli nie masz numeru NIP. A NIP nadają dopiero po zgłoszeniu do CEIDG.
Jak nadają NIP? Wystarczy sprawdzić w rejestrze CEIDG parę dni po złożeniu wniosku (zwykle wystarczą dwa dni), przy danych Twojej firmy pojawią się numery NIP i REGON.
Pozostaje osobiste pofatygowanie się z VAT R do urzędu skarbowego. To rozwiązanie ma taką zaletę, że przy okazji można złożyć kopię tytułu prawnego do lokalu wskazanego jako siedziba firmy.
Tytuł prawny brzmi zawile? Chodzi o potwierdzenie, że lokal jest Twoją własnością, współwłasnością, najmujesz go albo ktoś Ci go użycza. Takiego dokumentu skarbówka często żąda, aby mieć pewność, że Twoja firma nie rejestruje się pod adresem kogoś, kto o tym nie wie.
Reasumując, jeśli już wybierasz się do urzędu skarbowego (właściwego dla miejsca zamieszkania) oprócz wypisanego druku VAT R zabierz też ksero dokumentu potwierdzającego Twoje prawa do lokalu (i oryginał do wglądu).
Obecnie przed rejestracją do VAT urząd skarbowy ma obowiązek zweryfikować podatnika, tzn. sprawdzić, czy faktycznie działa pod wskazanym adresem. Jeśli Twoja działalność polega raczej na pracy w terenie i rzadko można Cię zastać pod adresem firmy, być może skarbówka zażąda też dodatkowego oświadczenia w tej sprawie. Rejestracja jako podatnika VAT czynnego trwa zwykle koło miesiąca.
Do tego czasu nie figurujesz, jako zgłoszony do VAT. Możesz w tym czasie normalnie działać, kupować „na firmę” i od dnia rozpoczęcia działalności wystawiać faktury z VAT. Niestety do czasu rejestracji Twojej firmy jako czynnego podatnika VAT Twój odbiorca nie ma możliwości zweryfikować, czy jesteś vatowcem i czy masz prawo te faktury wystawiać. Jest to problem na osobny artykuł.
Rada ogólna
zawsze gdy składasz jakikolwiek dokument w urzędzie przygotuj dwa egzemplarze. Na drugim urzędnik poświadczy Ci datę złożenia pisma do urzędu. Gdy dokument w urzędzie się zawieruszy, a tak się zdarza, choć na szczęście rzadko, będziesz miał potwierdzenie, że został przez Ciebie złożony w terminie.
VAT R akurat należy do ważnych dokumentów, więc takie potwierdzenie dobrze jest mieć. Z tego samego powodu nie radzę VAT R wysyłać listem poleconym, choć oczywiście przepisy pozwalają na taką formę dostarczenia VAT R. Jednak w czasie covid wysyłka poleconym jest i tak lepsza niż wrzucenie tak ważnego dokumentu do pudła w urzędzie. Skorzystanie z 'wrzutni” nie zapeni Ci żadnego potwierdzenia złożenia dokumentu.
Jeśli wypełniasz VAT R samodzielnie staraj się złożyć druk najpóźniej dzień przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. I oczywiście na wersji papierowej nie musisz wpisywać NIP jeśli go jeszcze nie masz.
Założenie firmy – zgłoszenie do ZUS
Kolejne zgłoszenie musisz złożyć w ZUS. Do 7 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej musisz zgłosić siebie jako osobę ubezpieczoną. Przy okazji poproś w ZUS o założenie ZUS PUE, to platforma na której będziesz mógł sprawdzić swoje rozliczenia z ZUS i poprzez którą możesz składać niektóre pisma i wnioski.
Załatwiłeś sprawy w urzędach.
Założenie firmy – konto bankowe i pieczątka
Czy jest taki obowiązek?
Konto firmowe musisz obowiązkowo założyć jeśli zgłosiłeś się do VAT. Jeśli nie jesteś vatowcem, możesz posługiwać się kontem prywatnym (ale musi być Twoje, nie małżonka). Podstawową zaletą konta firmowego jest rozgraniczenie przelewów prywatnych od firmowych. W razie kontroli skarbowej czy nawet dostarczając dokumenty do biura rachunkowego, dajesz wyciąg z rachunku firmowego i nie musisz się nikomu chwalić swoimi prywatnymi wydatkami.
Żaden przepis nie nakazuje posiadania pieczątki. Ale niestety, nie wszystkie instytucje o tym wiedzą. Na przykład właśnie w banku często żądają dokumentów z pieczątką, bo takie mają procedury. Nie ma pieczątki – nie przyjmą wniosku o kredyt. I co im zrobisz?
To koniec obowiązków związanych z zakładaniem Twojej firmy. Teraz tylko działać. Powodzenia!
