Artykuły

Wystawianie faktury

Zacznijmy od tego, że w ostatnich latach zasady wystawiania faktur uległy istotnym zmianom. W efekcie nie tylko początkujący, ale i długoletni przedsiębiorcy zastanawiają się, kiedy powinni wystawić fakturę i co na niej umieścić. Zacznijmy więc od zmian.

Faktura nie musi mieć w nagłówku napisu „Faktura VAT”. Co więcej nie musi mieć nawet wyrazu „Faktura”.

Gdyby ktoś miał taką fantazję, mógłby ją zatytułować na przykład „Dokument Sprzedaży” lub "Świstek dla księgowej" i to nadal byłaby faktura, o ile spełniałaby pozostałe warunki.

Na szczęście wystawiający faktury trzymają się tradycyjnych rozwiązań i nie wykazują tak daleko posuniętej inwencji twórczej, bo spowodowałoby to spore zamieszanie w księgowości.

Fakturę może wystawiać każdy przedsiębiorca, również korzystający ze zwolnienia z VAT (oczywiście wtedy taka faktura nie zawiera podatku VAT), a także osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej, a np. wynajmują prywatnie mieszkanie. W ten sposób faktury skutecznie wyparły funkcjonujące jeszcze nie tak dawno „rachunki”.

Faktura nie musi zawierać określeń oryginał/kopia, generalnie nie musi być podpisana przez wystawcę ani odbiorcę i można ją przesłać np. mailem w PDF lub w innym formacie zapewniającym jej „niezmienialność”.

Najczęściej faktury dokumentują transakcje między firmami.

Wystawianie faktur dokumentujących sprzedaż dla firm jest obowiązkiem przedsiębiorcy (z nieistotnymi wyjątkami).

Co musi zawierać taka faktura?

  1. datę wystawienia,
  2. kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  3. imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
  4. numer NIP sprzedawcy,
  5. numer NIP nabywcy,
  6. datę sprzedaży towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, przed dokonaniem sprzedaży, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  8. miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  10. kwoty opustów, rabatów lub innych obniżek cen, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  12. stawkę podatku,
  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  14. kwotę podatku od wartości sprzedaży netto ogółem, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  15. kwotę należności ogółem,

Oprócz tego, w zależności od dodatkowych okoliczności faktura zawierać musi jeszcze:

  1. w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy "odwrotne obciążenie",
  2. w przypadku transakcji objętej obowiązkowym split paymentem - wyrazy "mechanizm podzielonej płatności",
  3. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku - wskazanie podstawy prawnej zwolnienia,
  4. w przypadku sprzedaży dokonywanej przez podatnika, który wybrał metodę kasową rozliczania VAT - wyrazy "metoda kasowa",
  5. w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub świadczenia usług na terenie Unii:

- numer NIP sprzedawcy poprzedzony kodem PL,

- europejski numer NIP nabywcy zawierający dwuliterowy kod właściwy dla państwa członkowskiego.

Faktury generalnie wystawia się do 15 dnia następnego miesiąca. Jest kilka wyjątków od tej zasady:

-  do 30. dnia od dnia wykonania usługi wystawiamy faktury w przypadku usług budowlanych i budowlano-montażowych,

-  do 60. dnia od dnia wydania towarów wystawiamy faktury w przypadku dostawy książek drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów,

- do 90. dnia od dnia wykonania czynności wystawiamy faktury w przypadku dokonywania czynności polegających na drukowaniu książek (z wyłączeniem map i ulotek), gazet, czasopism i magazynów,

- z upływem terminu płatności wystawiamy faktury w przypadku dostawy m.in. energii elektrycznej i cieplnej oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu, ochrony czy stałej obsługi prawnej, wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4.

Można też wystawić fakturę do 30 dni przed wykonaniem usługi czy wydaniem towaru, ale jest to niepraktyczne i rzadko stosowane. Wprowadzenie do obrotu, czyli mówiąc po ludzku - wydanie klientowi - faktury wystawionej przed sprzedażą, w sytuacji, gdy do sprzedaży nie dojdzie, to duży problem. 

Jeśli data sprzedaży i wystawienia faktury różnią się, trzeba pamiętać o wpisaniu na fakturze obydwu dat.

Trzeba szczególnie uważać na daty wystawiając fakturę:

- gdy w jednym miesiącu była sprzedaż, a dopiero na początku następnego miesiąca wystawiamy fakturę,

- gdy usługa jest „ciągła” i jest rozliczana w okresach rozliczeniowych (na ogół miesięcznych)

W tym drugim przypadku data sprzedaży, to ostatni dzień miesiąca, za który jest wystawiana faktura.

Jeśli faktura jest wystawiana 05.11.:

- „z góry” za listopad - to data sprzedaży to 30.11.

- po zakończeniu miesiąca za październik – to data sprzedaży to 31.10.

Proszę pamiętać, że błędna data sprzedaży na fakturze może spowodować nieprawidłowe wyliczenie podatków.

Kwoty podatku VAT wykazuje się zawsze w złotych, nawet jeśli faktura wystawiona jest w walucie obcej.

Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

W praktyce spotykamy jeszcze z fakturę zaliczkową, która dokumentuje wpłatę zaliczki przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi i „fakturę proforma”, która tak naprawdę fakturą nie jest. I to jest fakt wymagający podkreślenia. Tak oznaczony dokument jest w istocie rodzajem informacji, nie dokumentuje żadnej transakcji, a więc otrzymanie „faktury proforma” nie pozwala ująć jej w rozliczeniach podatkowych, tak dla podatku dochodowego jak i dla VAT.

Są jeszcze faktury szczególne, dokumentujące wybrane zdarzenia gospodarcze, których wygląd, zasady wystawiania i rozliczania są odmienne. Są to:

- faktura RR – dla rolników ryczałtowych

- faktura marża – stosowana przy sprzedaży towarów używanych w systemie marży

- faktura uproszczona – gdy kwota brutto sprzedaży nie przekracza 450 zł lub 100 euro (od 2020r. za takie faktury uznaje się również paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł)

Oprócz faktur wystawianych obowiązkowo nabywcom – firmom, są jeszcze faktury wystawiane osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej.

Faktury dla osób fizycznych wystawia się na ich żądanie. Chociaż są firmy, które wystawiają faktury wszystkim swoim klientom. W pewnych przypadkach wystawianie faktur osobom fizycznym pozwala uniknąć kasy fiskalnej. Czasem faktura jest bardziej praktyczna jako dokument, na którym zmieści się więcej informacji, niż na paragonie fiskalnym.

Na ogół jednak sprzedaż na rzecz osób fizycznych obowiązkowo ujmujemy w kasie fiskalnej, a gdy klient zażąda faktury, paragon dopinamy do naszej kopii i wydajemy klientowi zamiast paragonu fakturę.

A co, gdy klient po pewnym czasie przychodzi do firmy z żądaniem wystawienia faktury do sprzedaży sprzed kilku dni, tygodni, a nawet miesięcy. Wszystkim wiadomo, że powinien w takim przypadku „oddać” paragon, ale co zrobić, gdy go nie ma? Już kilka razy zdarzyło mi się odbierać telefony od zdenerwowanych przedsiębiorców:

-” Klient przyszedł po fakturę, a zgubił paragon. Upiera się, że muszę mu fakturę wystawić. Co mam zrobić?” albo

- „Klient przyniósł paragon sprzed 4 miesięcy i chce do niego fakturę, czy mogę ją wystawić?”

Jak to jest? Co może, a co musi przedsiębiorca w takiej sytuacji.

Otóż przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury na życzenie klienta przez trzy miesiące licząc od końca miesiąca, w którym była sprzedaż. Czyli jeśli sprzedaż była 1.02. to do końca maja klient ma prawo wymagać wystawienia faktury.

Po tym okresie przedsiębiorca może fakturę wystawić, ale nie ma takiego obowiązku, to już jest tylko jego dobra wola.

Faktura dla klienta – osoby fizycznej różni się od faktury dla firmy tylko tym, że nie zawiera numeru NIP nabywcy. Klient powinien mieć ze sobą paragon, który dopinamy do kopii faktury, ale jeśli jest w stanie dowieść, że w danym dniu dokonał zakupu określonego towaru lub usługi, można fakturę wystawić bez paragonu. Takim dowodem może np. być potwierdzenie przelewu z banku.

I ważna uwaga! Jeśli klient chce fakturę z NIP do paragonu, to ten paragon też musi zawierać NIP nabywcy. A do paragonów do 450 zł z NIP nabywcy w ogóle nie powinno się wystawiać faktury. Bo ten paragon jest uważany za fakturę uproszczoną. To przepisy, które weszły w 2020r. 

Przedsiębiorcy często boją się skutków wystawienia faktury po zakończeniu miesiąca. Tłumaczą, że miesiąc jest już zamknięty, podatki rozliczone i teraz księgowa im głowę urwie, jeśli przyniosą jeszcze jakąś fakturę ;).

Bez obaw. Fakturę do paragonu możesz wystawić bez żadnych konsekwencji. Wpisujesz aktualną datę wystawienia i kolejny numer faktury, pamiętaj też, żeby wpisać faktyczną datę sprzedaży (czyli datę z paragonu). Dopinasz paragon lub kopię innego potwierdzenia do swojej kopii faktury i ... do księgowej. Trzeba wiedzieć, w jaki sposób ująć taką fakturę w JPK, ale nie trzeba nic korygować, więc nie ma problemu :).