Czy niezapłacona faktura ma wpływ na podatek? W dynamicznym świecie biznesu przedsiębiorcy spotykają się z różnorodnymi wyzwaniami, które mogą mieć wpływ na płynność finansowa ich firm. Jednym z kluczowych aspektóry, który może znacząco wpłynąć na stabilność finansową są własnie – niezapłacona faktura.
Niezapłacona faktura – przepisy podatkowe nie są łaskawe dla przedsiębiorców
Dlaczego tak twierdzę?
Pracownik, zleceniobiorca, emeryt płacą podatki od pieniędzy otrzymanych.
Przedsiębiorca – od pieniędzy obiecanych.
Pracujesz na etacie albo wynajmujesz prywatnie mieszkanie i fiskus zabiera Ci część zarobku. Myślisz, że to niezbyt fajne, że musisz dzielić się tymi pieniędzmi, które otrzymałeś?
W przypadku działalności gospodarczej jest gorzej. Fiskus każe Ci już oddać część pieniędzy, które może kiedyś dostaniesz. Płacisz podatek nie od tego, co faktycznie wpłynęło na Twoje konto, a od przychodów należnych.
Ustawodawca podaje nawet definicję – przychody należne są to „kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane”, żebyś nie miał wątpliwości.
Cóż więc oznaczają przychody należne
Na ogół wygląda to tak:
Wydajesz towar lub kończysz wykonywanie usługi i w tym momencie pojawiają się Twoje przychody należne.
Znakiem ich obecności jest faktura lub utarg w kasie. To, czy nabywca zapłaci Ci ustalone wynagrodzenie, a także jak późno i ile zapłaci, nie ma wpływu na przychody (z wyjątkiem ulgi za złe długi, o której napiszę na końcu artykułu). Generalnie: wykonałeś usługę albo wydałeś towar – płać od tego podatek!
Każdy przedsiębiorca, który stosuje odroczone terminy płatności, czyli nie pobiera gotówki w momencie transakcji, przekonał się bardziej lub mniej boleśnie, co znacza niezapłacona faktura.
Oczywiście im kwota na fakturze większa, tym sytuacja bardziej dotkliwa, a czasem nawet niebezpieczna.
Rozliczałam kiedyś sympatyczną spółkę cywilną, która zbankrutowała po wystawieniu kilku „dużych” faktur, za które nie otrzymała zapłaty. Gwoździem do trumny były podatki, które trzeba było odprowadzić, mimo że spółka nie dostała zapłaty za swoje usługi.
„Nie wystawię faktury, dopóki odbiorca mi nie zapłaci”
Oczywiście pierwsze, co nasuwa się w tym momencie, to właśnie konkluzja – „nie wystawię faktury, dopóki odbiorca mi nie zapłaci”.
Ponieważ lata temu przepisy wiązały obowiązek podatkowy PIT z datą wystawienia faktury, część przedsiębiorców nadal uważa, że może „przesunąć” w ten sposób konieczność zapłaty podatku na przykład na następny miesiąc.
Krótka historia
Kiedyś przyszedł z dokumentami do biura pan Marek, świadczący usługi dla kilku dużych firm. Co miesiąc wystawiał parę faktur na niemałe kwoty. W tym jednak miesiącu faktur sprzedaży nie było.
– „A sprzedaż?” – pytam przekonana, że zapomniał faktur zabrać z domu.
– „Dziady nie zapłacili mi jeszcze za poprzedni miesiąc. A faktury mogę wystawić do 15 dnia kolejnego miesiąca, to tak im wystawię! Przynajmniej w tym miesiącu nie będę miał podatku do zapłaty”.
– „Ale usługi w tym miesiącu były wykonane?”
– „Tak, ale nie płacą w terminie…”.
Z bólem serca musiałam wyprowadzić z błędu pana Marka.
Owszem, faktury może wystawić w następnym miesiącu, ale na fakturze musi wpisać obok daty wystawienia również datę wykonania usługi. I ta właśnie data jest datą powstania przychodu do opodatkowania.
Częsty błąd w biurach rachunkowych
Przepisy mówią, że faktura powinna zawierać:
– datę wystawienia,
– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
Podatnicy mogą wystawić faktury do 15. dnia następnego miesiąca.
W każdym jednak wypadku muszą pamiętać, aby prawidłowo wskazać w niej datę wydania towaru lub wykonania usługi. Od tego bowiem zależy prawidłowe rozliczenie podatku VAT i podatku dochodowego.
Tymczasem często przedsiębiorcy mechanicznie wpisują tylko datę wystawienia lub wskazują tę samą datę, jako datę wystawienia i wykonania usługi, mimo że nie jest to prawda. Częściowo „winne” są programy do fakturowania, które zwykle wpisują automatycznie datę wykonania usługi/wydania towaru taką samą, jak data wystawienia faktury. Oczywiście ta datę można poprawić, ale skoro data już jest, większość przedsiębiorców przechodzi do wypełniania kolejnych rubryk. Błędna data zostaje.
Księgowa nie mając wglądu do umowy, nie znając przebiegu zdarzeń, przyjmuje daty wykazane na fakturze i tak też rozlicza podatki. Problem zaczyna się w czasie kontroli, gdy okazuje się, że przychód powinien być rozpoznany w innym miesiącu, niż wystawiono fakturę.
Wynik kontroli: źle wystawione faktury, źle obliczone dochody i źle płacone podatki. Wszystko do korekty, dopłaty podatków, odsetki, sankcje karno-skarbowe.
Jak więc jest z tym przychodem?
Regułą jest, że „za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności”.
Trochę zawiłe? Upraszczamy:
Mamy trzy zdarzenia związane ze sprzedażą:
- dokonanie sprzedaży
- wystawienie faktury
- zapłata należności
Przychód ma miejsce w dacie tego zdarzenia, które wystąpiło najwcześniej.
Powyższa zasada ma zastosowanie do wszystkich dostaw towarów z wyjątkiem tzw. dostaw ciągłych, wśród których można wymienić energię elektryczną, cieplną czy gaz oraz usług ciągłych, które są rozliczane w okresach rozliczeniowych.
Jak zdefiniować usługi ciągłe wykonywane w okresach rozliczeniowych?
I tu pojawia się kolejny problem.
Usługa ciągła to każda usługa, która wykonywana jest periodycznie i w której jednoznacznie można określić jedynie moment rozpoczęcia, a moment zakończenia nie jest z góry określony.
W usłudze tej powinny dać się wyodrębnić okresy, po których zakończeniu następuje rozliczenie częściowego wykonania usługi (okresy rozliczeniowe). Usługa ciągła nie kończy się jednak wraz z zakończeniem tego okresu, lecz trwa nadal do momentu rozwiązania umowy. (Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 kwietnia 2014 r., nr ILPP5/443-34/14-4/KG).
Typowym przykładem usług ciągłych są usługi najmu, dzierżawy, leasingu, obsługi biurowej, podatkowo-księgowej czy prawnej.
Okresem rozliczeniowym najczęściej jest miesiąc kalendarzowy. Jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. W tym wypadku nie będzie miała znaczenia data wystawienia faktury ani wykonania poszczególnych usług (bo trudno określić ten moment) ani data zapłaty należności.
Niezapłacona faktura
Pozostaje pytanie, co zrobić, gdy wykonaliśmy usługę, wystawiliśmy fakturę, a klient odmawia zapłaty lub twierdzi, że nie ma pieniędzy.
Wiele razy słyszałam pytanie, czy można anulować lub korygować taką fakturę. Wydaje się to rozwiązaniem logicznym i uczciwym. Niestety, prawo podatkowe rzadko jest uczciwe, a jeszcze rzadziej logiczne.
Anulować można tylko fakturę wystawioną omyłkowo, gdy nie dokumentuje faktycznej sprzedaży i tylko, gdy nie została wprowadzona do obrotu, czyli przekazana nabywcy.
A co w takim razie z możliwością korekty?
Brak zapłaty nie może być przyczyną korekty.
Tu jednak jest maleńkie światełko w tunelu. Jeśli spór dotyczy np. ceny usługi lub jej kompletności, można dogadać się z nabywcą i udzielić mu upustu lub obniżyć cenę z uwagi na wadę towaru, usługi. Nie może to być przyczyna fikcyjna. Jednak czasem zdarza się, że po wykonaniu usługi nabywca twierdzi, że wykonanie nie odpowiada jego oczekiwaniom lub jest niezgodne z umową. Towar jest słabej jakości albo ma krótką datę przydatności itp. Nie chce zapłacić umówionej kwoty, ale jest skłonny zapłacić część. Wtedy uzgodniona z nabywcą korekta jest podstawą obniżenia przychodu.
Ulga na złe długi PIT
Jest jeszcze jedna możliwość. W 2020 roku weszła ulga za złe długi w podatku dochodowym.
Ulga pozwala „wycofać” z przychodów te, które nie zostały zapłacone w ciągu 90 dni od terminu płatności. Przy czym wierzyciel może, ale nie musi z tej ulgi skorzystać. No i mówimy o przychodach w podatku dochodowym, czyli o kwocie netto z faktury (VAT to zupełnie inna historia).
Niewątpliwie to rozwiązanie pomaga firmom dotkniętym zatorami płatniczymi. Nadal jednak musisz zapłacić podatek od przychodów należnych. A zmniejszyć przychody możesz najwcześniej po 90 dniach od ustalonego terminu płatności.
Korzystanie z ulgi wymaga też dużej skrupulatności. Trzeba dokładnie pilnować ewentualnych późniejszych zapłat tych faktur, które objąłeś ulgą za złe długi. Bo każda wpłata oznacza zwiększenie przychodu.
Przykład
Wykonujesz usługę w 08/2020 i wystawiasz fakturę na kwotę 10 tys. zł. netto z terminem płatności 15.09.2020.
W sierpniu doliczasz 10 tys. do przychodów.
Klient nie płaci do końca grudnia. W grudniu odejmujesz 10 tys. od swoich przychodów.
W styczniu kolejnego roku klient płaci 2 tys. na Twoje konto. Wyliczasz, jakie w tej kwocie jest netto i kwotę netto dodajesz do przychodów stycznia.
W lutym klient płaci 500 zł. Znów liczysz, ile w tej kwocie to netto i tyle dodajesz do przychodów lutego.
Niezbyt skomplikowane, ale wymaga czujności. Kontrolowania wpłat. Pamiętania, żeby odpowiednio zwiększać przychody po każdej wpłacie.
A jeśli tych faktur objętych ulgą za złe długi jest kilka?
A jeśli, klient wymyśli, że aby uniknąć windykacji będzie Ci płacił miesięcznie 100 zł, żeby pokazać, że się stara? Znam takie przypadki.
Pilnowanie prawidłowego ustalenia przychodu w tej sytuacji to już wyzwanie, które wymaga czasu i uwagi.
Jak widać, niezapłacona faktura i uniknięcie płatności podatku od niej jest trudne, co zawsze należy brać pod uwagę podejmując współpracę z nieznanym klientem lub kontynuując świadczenie usług czy też dostarczanie towaru klientowi, który zalega z zapłatą.
Może się okazać, że nie tylko poniesiesz koszty związane ze sprzedażą, ale jeszcze będziesz z własnej kieszeni płacić podatki wynikające z faktur, które nigdy nie zostaną zapłacone. Ewentualnie – będziesz podatkowo rozliczał przez wiele miesięcy sprzedaż, o której już dawno zdążyłeś zapomnieć.
