Artykuły

Jak zapłata faktury wpływa na koszty podatkowe

 

zapata

 

 

Czy wiesz, że  jeśli nie opłaciłeś faktury do 90 dni od ustalonego terminu płatności, musisz ją usunąć z kosztów?

Takie są skutki „ulgi za złe długi”, która weszła w życie w 2020r.

Myślisz pewnie  – „No, jasne.  Ładna mi ulga…”.

Ulga, ale dla wierzyciela. Dla dłużnika jest to dodatkowy problem. Jeśli nie zapłacisz faktury do 90 dni od ustalonego terminu płatności, musisz ją „wyrzucić” z kosztów w tym miesiącu, w którym upływa 90. dzień. Możesz ją znów ująć w kosztach dopiero po zapłacie.

Ten przepis powoduje niestety, że jeśli nie masz pieniędzy na zapłatę zaległych faktur, to będziesz musiał znaleźć pieniądze na wyższe podatki.

Żeby nie było, wierzyciel też nie ma łatwego życia z ulgą, która ma go chronić. O czym możesz sobie poczytać w artykule - "Podatek dochodowy przy braku płatności - jak można go uniknąć"

Więc już wiesz – żeby faktura była kosztem, trzeba ją zapłacić.

Ale czy wiesz JAK zapłacić?

Bo, niestety, niewłaściwa zapłata też spowoduje usunięcie wydatku z Twoich kosztów.

Dzisiaj będzie o tym, jak płacić, żeby wydatek mógł być kosztem.

Po pierwsze – musisz wiedzieć, co to jest jednorazowa wartość transakcji zgodnie z aktualną interpretacją Ministra Finansów.

Obecnie Minister Finansów twierdzi, że jednorazowa wartość transakcji to:

(...) ogólna wartość wierzytelności lub zobowiązań, określonych w umowie zawartej między przedsiębiorcami bądź stanowiącej sumę płatności wynikających z zawartej umowy.

Czyli - jednorazowa wartość transakcji dotyczy albo jednej faktury (gdy kupujemy coś raz i dostajemy fakturę na całość) albo całej umowy zawartej między przedsiębiorcami.

Może to być każda umowa zawarta na dłuższy okres – na przykład najem, leasing, usługa telekomunikacyjna, obsługa księgowa, usługa budowlana czy umowa na dostawę towarów.

To nowe podejście, bo do grudnia 2019 Minister Finansów definiował transakcję zupełnie inaczej.

Wartość faktury jest oczywista. To kwota brutto, jaką musisz zapłacić dostawcy. Ale jak wyliczyć wartość transakcji w przypadku umowy?

 Podpowiadam -

1. Umowa jest zawarta na czas określony? Sprawdź, jaka jest całkowita wartość umowy, czyli - ile w sumie zapłacisz od początku do końca umowy. To jest wartość transakcji wynikająca z tej umowy.

Jeśli suma nie przekracza 15 tys. zł. to możesz płacić wynikające z niej należności w dowolny sposób – na przykład gotówką. Jeśli jest wyższa niż 15 tys. zł. - musisz płacić od początku zgodnie z opisanymi poniżej zasadami. 

2. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony? Sprawdź, ile zapłaciłbyś w najkrótszym możliwym okresie obowiązywania (czyli - gdybyś wypowiedział umowę zaraz po jej zawarciu).

Jeśli ta wartość nie jest wyższa niż 15 tys. zł. to płatności do kwoty 15 tys. zł. możesz dokonywać w dowolny sposób – na przykład gotówką. Powyżej 15 tys. zł już zgodnie z opisanymi poniżej zasadami. 

Ale jeśli tak wyliczona wartość jest wyższa niż 15 tys. zł. to płatność od początku musi być zgodna z zasadami, które opisuję poniżej.

Jeszcze raz przypominam – jedna transakcja to:

- jedna faktura (jeśli jest to jednorazowa usługa lub dostawa) lub

- umowa, z której może wynikać większa ilość faktur i płatności.

Granicą jest kwota 15 tys. zł.

Transakcję do 15 tys. zł – płacisz w dowolny sposób.

Transakcję powyżej 15 tys zł.  – płacisz od pierwszej złotówki zgodnie z poniższymi zasadami.

Przy czym - transakcje powyżej 15 tys. zł. (czyli wszystkie, co do których wiesz od początku, że przekraczają 15 tys. zł.), muszą być płacone w poniższy sposób od pierwszej wpłaty. Jedynie zapłaty do umów na czas nieokreślony, co do których nie wiadomo, czy całkowita wartość ostatecznie przekroczy graniczną kwotę czy nie, mogą być płacone do 15 tys. zł. w dowolny sposób. 

A przepisy regulujące zapłatę za transakcję powyżej 15 tys. zł. dla firm są trzy.

  1. W każdym przypadku, gdy płacisz innemu przedsiębiorcy i wartość transakcji przekracza 15 tys. zł musisz płacić za pośrednictwem rachunku bankowego. Czyli zawsze w takiej sytuacji odpada możliwość zapłaty gotówką.

Podkreślam, ważna jest wartość transakcji i to, że dostawcą jest firma. Jeśli kupujesz na przykład samochód od osoby fizycznej (nie od przedsiębiorcy), możesz zapłacić gotówką niezależnie od wartości.

Ale to nie wszystko.

  1. Jeśli jest to transakcja powyżej 15 tys. zł. i faktura jest wystawiona przez przedsiębiorcę, który jest czynnym vatowcem, rachunek bankowy, na który dokonujesz przelewu, musi znajdować się na „białej liście”.

Takiego sprawdzenia należy dokonać na dzień zlecenia przelewu. Teoretycznie powinieneś takiego sprawdzenia dokonać za każdym razem, gdy dokonujesz płatności w ramach transakcji powyżej 15 tys. zł dla czynnego podatnika VAT. I za każdym razem powinieneś wydrukować sobie potwierdzenie sprawdzenia. Jest to rozwiązanie tyleż bezpieczne, co nieżyciowe.

W każdym razie radzę to robić zawsze, gdy płacisz w ramach takiej transakcji po raz pierwszy lub gdy dostawca podaje nowy rachunek bankowy lub gdy kwota wpłaty jest duża lub gdy po prostu nie ufasz dostawcy. Rób to dla własnego bezpieczeństwa. I najlepiej jednak dla celów dowodowych zachowaj wtedy wydruk przeprowadzonej weryfikacji (bodaj w PDF).

Ale to nie wszystko.

  1. Jeśli faktura jest na kwotę powyżej 15 tys. zł. (w tym wypadku faktura, nie transakcja) i jest objęta mechanizmem podzielonej płatności, zapłaty trzeba dokonać zgodnie z tym mechanizmem (tak zwany split payment). W tym celu trzeba mieć rachunek bankowy firmowy, bo tylko takie rachunki pozwalają dokonać płatności split paymentem.

Ale mam coś na pociechę – jeśli zapłacisz z mechanizmem podzielonej płatności, nie musisz już rachunku sprawdzać na "białej liście".

A jakie są skutki niestosowania się do tych przepisów?

Sankcji jest mnóstwo, ale w tym artykule skupimy się na tych, które wpływają na podatek dochodowy. 

Faktury, które nie będą zapłacone zgodnie z tym schematem muszą zostać usunięte z kosztów uzyskania przychodów, w takiej części, w jakiej zostały „źle” zapłacone.

Co zrobić jeśli omyłkowo zapłacisz fakturę źle?

W przypadku zapłaty gotówką zamiast przelewem można tylko ładnie poprosić dostawcę, żeby zwrócił wpłaconą kwotę (też gotówką) i jeszcze raz wpłacić, tym razem zgodnie z przepisami.

Podobnie wygląda sprawa z brakiem zapłaty podzieloną płatnością. Twój koszt może uratować tylko zwrot wpłaconej kwoty i powtórna wpłata, zgodnie z przepisami.

Największe pole do manewru masz w przypadku "białej listy". Jeśli zorientujesz się już po wpłacie, że wpłaciłeś pieniądze na konto, które nie figuruje na białej liście, możesz do 7 dni (a w czasie epidemii covid do 14 dni) zgłosić ten fakt do swojego urzędu skarbowego na druku ZAW-NR. I to uratuje Twoje koszty.

A co zrobić w sytuacji, gdy dostawca podał Ci rachunek, którego nie ma na "białej liście"?

Oczywiście możesz poprosić go o wskazanie rachunku, który na białej liście figuruje. Albo wpłacić na podany rachunek i do 7 dni powiadomić o tym fakcie urząd skarbowy. Albo wpłacić należność z zastosowaniem podzielonej płatności, bo wtedy nie trzeba wpłacać na konto z białej listy.

W każdym razie dokonywanie płatności wymaga od tego roku dużo więcej uwagi. A pospiesznie wykonane przelewy mogą pozbawić Cię prawa do odliczenia kosztów .

W przypadku wątpliwości rozwiązaniem może być zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności. Musisz się jednak liczyć z tym, że Twoi dostawcy nie będą Ci wdzięczni za przelewanie części należności na konto VAT, z którego trudniej pieniądze wyciągnąć.