Artykuły

Paragon czy faktura uproszczona?

 

Kiedy paragon z kasy fiskalnej jest fakturą?

Styczeń 2020. Robisz zakupy w hurtowni budowlanej. Informujesz przy kasie, że to zakup na firmę. Podajesz NIP. A sprzedawca… wręcza Ci paragon i twierdzi, że to wystarczy.

O, nie z Tobą te numery! Zaraz przypomina Ci się historia sprzed roku. Zaniosłeś księgowej paragon, a ona powiedziała, że to nie jest żaden dokument. Musi być faktura. Zmarnowałeś wtedy pół dnia na powrót do sklepu i uzyskanie żądanego dokumentu.

Stanowczo prosisz więc o „normalną fakturę”, a sprzedawca równie stanowczo twierdzi, że paragon z NIP klienta zastępuje fakturę i nic więcej wystawić nie może.

Księgowa jakoś niespecjalnie cieszy się na widok przyniesionego świstka. Mówi, że nie bardzo wiadomo, jak go zaksięgować, ale ostatecznie paragon przyjmuje. Mija parę miesięcy i paragony z NIP na kwotę do 450 zł. są już w powszechnym użyciu. Funkcjonują jako „faktury uproszczone”

 faktura uproszczona czy paragon

 

Ale czy teraz już zawsze paragon może zastąpić fakturę? Co to takiego faktura uproszczona i kiedy można ją stosować? Czy można, na wszelki wypadek, żądać zwykłej faktury do paragonu z NIP-em klienta?

Faktury uproszczone nie są nowością. Zostały wprowadzone już w 2014r. Zgodnie z przepisami taką fakturę uproszczoną można było wystawić do kwoty 450 zł brutto. Mogła nie zawierać wszystkich elementów zwykłej faktury. Na przykład: z danych kupującego wystarczył jego NIP. Dlaczego więc nie było takich faktur w obrocie? Uproszczenie dla wystawiającego nie było tak istotne, żeby warto było narażać się na spory i rozwiewać wątpliwości odbiorcy faktury. Po prostu wygodniej było wystawić zwykłą fakturę niż tłumaczyć, że taka niepełna faktura też jest zgodna z przepisami.

Faktura uproszczona zyskała rozgłos w styczniu 2020, kiedy weszły obowiązkowe paragony z NIP dla firm. Obowiązek umieszczania NIP na paragonach miał ukrócić proceder zbierania cudzych paragonów (pozostawionych na przykład na stacji benzynowej) i wymieniania ich na faktury. Teraz tylko paragon z NIP-em nabywcy można zamienić na fakturę firmową.

Szybko okazało się, że te paragony z NIP o wartości do 450 zł. w zasadzie są zgodne z definicją faktury uproszczonej. I natychmiast pojawiła się masa nowych problemów. Bo przepisy mówią też wyraźnie, że nie można wystawiać dwóch faktur do jednej transakcji. Skoro paragon z NIP nabywcy może być uznany za fakturę, to – czy można wystawić do niego jeszcze jedną fakturę?

Rozpętała się długa i burzliwa dyskusja na temat:

-  czy paragon z NIP to rzeczywiście faktura uproszczona,

- czy w takim razie jest prawo/obowiązek wystawić do tego paragonu fakturę zwykłą, jeśli ktoś sobie zażyczy,

- który numer z paragonu wpisywać w ewidencjach księgowych jako numer faktury.

Po pierwsze – nie każdy paragon stwarza problemy.

Paragon z NIP nabywcy na kwotę powyżej 450 zł. to nadal tylko paragon. Musisz zażądać faktury, jeśli chcesz rozliczyć wydatek w firmie.

Paragon bez NIP nabywcy nie jest fakturą i nie podlega wymianie na fakturę dla firmy. Możesz natomiast nadal żądać do takiego paragonu wystawienia faktury „prywatnej” czyli na osobę fizyczną (jeśli na przykład chcesz skorzystać z ulgi rehabilitacyjnej).

Nas interesuje paragon na kwotę do 450 zł brutto z NIP nabywcy.

Najbezpieczniejsze dla sprzedawcy i kupującego są drukowane z kasy fiskalnej paragony z dodatkowym zapisem „faktura uproszczona nr…”. Taki dokument nie budzi żadnych wątpliwości, a wyraźne oznaczenie numeru faktury pozwala prawidłowo zaksięgować wydatek.

Większość paragonów z NIP nie zawiera jednak takiej adnotacji i część klientów prosi wtedy o wystawienie zwykłej faktury.

Na początku Ministerstwo Finansów wyraziło pogląd, że „nie ma konieczności” wystawiania innego dokumentu do paragonu z NIP. Po kilku miesiącach na zapytanie DGP to samo ministerstwo odpowiedziało, że „brak jest uzasadnienia na dodatkowe potwierdzenie zakupu zwykłą fakturą”.

O ile pierwszą opinię można tłumaczyć jako „można ale nie trzeba” o tyle najnowsze stanowisko wskazuje, że do paragonu z NIP o wartości do 450 zł. nie wolno wystawiać zwykłej faktury. W połowie października Ministerstwo Finansów potwierdziło swoje stanowisko w oficjalnych objaśnieniach. 

Potwierdzenie tego stanowiska znajdziemy na stronie MF, gdzie czytamy:

”Jeżeli (klient) kupuje jako podatnik i chce otrzymać fakturę VAT musi:

  • przy paragonie do kwoty 450 zł brutto (100 euro) - podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej. Otrzyma wtedy fakturę wystawioną w formie uproszczonej (czyli paragon z NIP), traktowaną jak zwykła faktura,
  • przy paragonie powyżej kwoty 450 zł brutto (100 euro) - podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej. Na podstawie takiego paragonu z NIP będzie mógł wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury.

Jeśli klient nie poda NIP do czasu wystawienia paragonu, uznaje się, że kupuje jako konsument. Może wystąpić o wystawienie faktury, jednak sprzedawca wystawi mu fakturę taką, jak dla konsumentów - bez NIP nabywcy.”

Wiemy więc już, że obecnie paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł. jest fakturą uproszczoną. Można go zaksięgować jak każdą inną fakturę i odliczyć VAT. Nie należy występować o wystawienie do takiego paragonu zwykłej faktury, a sprzedawca powinien odmówić, gdy padnie takie żądanie.

Pozostaje kwestia – który numer na paragonie jest numerem faktury. Numerów na paragonie jest kilka. Który wpisać do ewidencji księgowej? Wydawałoby się, że to bez znaczenia. Niestety, w czasach plików JPK ten sam numer musi podać w swoich ewidencjach sprzedawca i nabywca. Inaczej Ministerstwo Finansów uzna, że przesłany plik zawiera błędy i zażąda wyjaśnień.

W połowie października Ministerstwo ostatecznie wyjaśniło, że to numer paragonu fiskalnego jest numerem faktury uproszczonej. Okazuje się, że numer paragonu fiskalnego jest zawsze kolejnym elementem paragonu umieszczonym po łącznej wartości sprzedaży brutto, a przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera. 

Osobnym problemem jest paragon z NIP z Castoramy, na którym widnieje napis „dokument nie jest fakturą uproszczoną”. Osobiście uważam, że taki zapis nie jest wiążący. Żaden przepis nie pozwala oznaczać faktur w ten sposób. Podobne zdanie wyraża doradca podatkowy Tomasz Krywan z Wolters Kluwer we wpisie

https://podatkoweopinie.pl/podatki-w-pytaniach-i-odpowiedzach/podatek-od-towarow-i-uslug-vat/odliczenie-vat-z-paragonu-z-nip-nabywcy-z-adnotacja-dokument-nie-jest-faktura-uproszczona/

Jednym słowem, według mnie paragon z Castoramy z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł jest fakturą uproszczoną, może być zaksięgowany i żadna adnotacja tego nie zmieni.

Niestety, nie ma w przepisach jednoznacznej odpowiedzi na to ani na wszystkie inne postawione na początku pytania. Pozostaje nam opierać się na aktualnych informacjach płynących ze strony MF.

Osobiście radzę od razu przy zakupie poprosić o wystawienie zwykłej faktury zamiast paragonu z NIP. Czasem system sprzedażowy pozwala ominąć kasę fiskalną i wystawić od razu zwykłą fakturę.

A jeśli mimo prośby sprzedawca wręczy Ci paragon - fakturę uproszczoną?

Cóż, nie pozostaje nic innego, jak pilnować świstka, żeby się nie zgubił, a w domu - najlepiej od razu zrobić skan lub zdjęcie. Bo paragony z NIP mają jeszcze jedną wadę, oprócz zasad stosowania opartych na  zmiennych interpretacjach. Paragony z NIP, jak wszystkie inne paragony, z czasem płowieją.

Dokumenty księgowe należy przechowywać nawet 7 lat. W przypadku paragonów po pewnym czasie może to oznaczać przechowywanie czystego paska białego papieru.