Artykuły

Jak zrobić remanent na koniec roku

Prowadzisz książkę przychodów i rozchodów? Musisz zrobić remanent (inaczej „spis z natury”) na ostatni dzień roku, czyli na 31.12.  

 

spis z natury na koniec roku

 

Co trzeba spisać?

Spis obejmuje towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Te ostatnie oczywiście pod warunkiem, że mają jakąkolwiek wartość.

Dalej pisząc dla ułatwienia będę używała określenia „towary” na wszystkie te składniki majątku.

Jeśli na 31.12. nie masz żadnych towarów na stanie lub prowadzisz taki rodzaj działalności, że nie ma co wpisać do remanentu, powinieneś zrobić spis zerowy. W tym wypadku jest to tylko formalność. Remanent zerowy może wyglądać tak:

remanent zerowy wzor

 

Pozostali przedsiębiorcy - działający w handlu lub produkcji, ale również świadczący różnego rodzaju usługi z wykorzystaniem materiałów (np. usługi remontowo-budowlane, fryzjerskie, naprawy samochodów itd.) muszą w taki spis włożyć więcej wysiłku.

Jak powinien wyglądać remanent? Nie ma obowiązującego wzoru. Możesz go zrobić z wykorzystaniem excela lub formularza znalezionego w internecie lub nawet długopisem na kartce papieru.

Spis powinien zawierać:

-nazwisko i imię właściciela zakładu (nazwę firmy),

-datę sporządzenia spisu,

-numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,

-szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych wyżej,

-jednostkę miary,

-ilość stwierdzoną w czasie spisu,

-cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,

-wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,

-łączną wartość spisu z natury oraz

-klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",

-podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Spis, jak wspomniałam na wstępie, trzeba zrobić na dzień 31.12. Ale to nie znaczy, że musisz wieczór sylwestrowy spędzić w magazynie. Spis można zrobić na przykład 28.12.2020 lub 2.01.2021. Ważne, żeby pomiędzy 31.12. a przeprowadzeniem spisu nic się w magazynie nie działo.

Spis trzeba wycenić do 14 dni od zakończenia remanentu.

Jeśli remanent ma dużo pozycji, a nie masz dobrze prowadzonego programu magazynowego, wycena będzie wymagała sporo pracy.

Dla każdej pozycji (dla każdego rodzaju towaru) trzeba odnaleźć cenę zakupu.

A jeśli cena zakupu tego samego towaru zmieniała się? Którą cenę wpisać?

Jeśli ten sam towar kupiłeś w różnych cenach, trzeba przyjąć jedną zasadę rozchodu towarów z magazynu. Najlepiej przyjąć, że w magazynie zostały towary kupione najpóźniej (to tzw. metoda FIFO). Sprawdzić, jaka była ich cena zakupu i taką przyjąć do wyceny remanentu.

Jeśli jesteś czynnym vatowcem (czyli rozliczasz VAT) – do remanentu wpisujesz cenę zakupu netto. Jeśli nie jesteś vatowcem - wpisujesz cenę zakupu brutto.

Towary uszkodzone, odpady itp. możesz wycenić według cen rynkowych, niższych od ceny zakupu.

Pewne wątpliwości budzą opakowania jednostkowe, których zawartość jest częściowo zużyta. Na przykład - zostało pół butelki jakiegoś kosmetyku do stylizacji włosów. Na potrzeby remanentu końcowego przyjmuje się, że takie opakowanie jest pełne (nawet jeśli zostało tylko trochę na dnie) i tak ujmuje się taką resztkę w remanencie. Oczywiście, pod warunkiem, że jest to niewielka ilość, ale pełnowartościowego materiału. Po prostu - wszystkie napoczęte opakowania jednostkowe uznajemy za całe.

Najwięcej problemu jest z wyceną produkcji. Kalkulacja kosztu wytworzenia produktu gotowego lub produkcji w toku, to temat raczej na książkę niż na artykuł na blogu.

Temat wyrobów gotowych i produkcji w toku pojawia się nie tylko, gdy firma produkuje jakieś dobra materialne, ale i np. w przypadku firm remontowo-budowlanych. Może Cię dotyczyć również, jeśli świadczysz inne usługi, o ile do wykonania tych usług używasz materiałów lub korzystasz z pomocy podwykonawców. I tak - wyrobem gotowym są nie tylko leżące w magazynie produkty, ale i wykonane i nie sprzedane do końca roku roboty budowlane. Jeśli roboty nie zakończyły się do końca roku, to ujmuje się je w remanencie jako "produkcję w toku".

Przy wycenie produkcji zakończonej należy podliczyć wszystkie koszty bezpośrednio z nią związane - materiały, usługi podwykonawców i koszty pracownicze. Produkcję w toku (pamiętamy, że dotyczy również usług w toku) wyceniamy podobnie, przy czym wartość remanentowa nie może być niższa niż wartość wykorzystanych do niej materiałów podstawowych.  

Obecnie wiele firm korzysta z programów magazynowych. Program pozwala wydrukować remanent na dowolny dzień. Więc część przedsiębiorców drukuje remanent na 31.12. i na tym poprzestaje. To oczywiście bardzo wygodne rozwiązanie, ale to błąd.

Po pierwsze przepisy wyraźnie mówią, że spis ma być z natury, czyli ma to być spis tego, co faktycznie jest na półkach, a nie tego, co figuruje w programie.

Po drugie dzięki spisowi przedsiębiorca wie, co faktycznie ma na stanie. Dlatego po spisaniu towarów należy porównać stany z wydrukiem z programu magazynowego (jeśli taki masz). Drobne rozbieżności są nie do uniknięcia. Ale jeśli rozbieżność między tym, co jest w komputerze a tym, co jest w rzeczywistości, jest duża, trzeba szukać przyczyny, bo dzieje się coś złego. Albo program magazynowy jest używany niedbale lub nieumiejętnie albo ktoś celowo obraca towarem poza ewidencjami.

Po trzecie takie przewietrzenie magazynu zawsze dobrze mu robi. Remanent pozwala odkryć towary, które są przeterminowane lub ich przydatność się kończy. Przegląd magazynu to okazja do oceny wartości i przydatności składowanych towarów. Może się okazać, że znajdziemy „leżakujące” towary przestarzałe i niechodliwe. Taki, które można sprzedać za ułamek wartości lub należy spisać na straty. A czasem upchnięte w magazynach i zapomniane leżą towary, o które klienci pytają i które można sprzedać z zyskiem.

Koszty magazynowania rosną. Przechowywanie na nim latami tego, co łatwo można było sprzedać lub co należało dawno zutylizować, to zwykła niegospodarność.

Po czwarte można zaktualizować stany magazynowe w programie i doprowadzić do stanów rzeczywistych, dzięki czemu sprzedawca nie będzie twierdził na podstawie wyświetlonego komunikatu, że towaru nie ma, gdy w rzeczywistości leży na półce.

Dlatego bardzo zachęcam do rzetelnego remanentu na koniec roku, przeprowadzonego z natury. A po co w takim razie program magazynowy? Jeśli towaru jest więcej, bardzo się przydaje do prowadzenia gospodarki magazynowej i wyceny pozycji remanentu.

Wyceniony remanent jest podstawą zapisów w książce przychodów i rozchodów i ma wpływ na wyliczenie dochodu. Remanent należy przechowywać 6 lat, jak większość dokumentacji księgowej. Nie każdy wie, że terminowość i prawidłowość przeprowadzenia spisu z natury i jego wyceny może być przedmiotem osobnej kontroli skarbowej.

Na koniec jeszcze zdanie o towarach obcych w magazynie. Może masz towar lub materiał, który nie jest Twoją własnością, ale na przykład został przekazany przez klienta do obróbki. Co z nim? Spisywać?

Towary obce należy spisać na osobnym arkuszu, zaznaczając wyraźnie, że jest to spis towarów obcych. Tego spisu nie trzeba wyceniać.