W tym artykule chcę przyjrzeć się jednej z istotnych kwestii jeśli chodzi o faktury, a mianowicie będzie to faktura zaliczkowa. Choć może się wydawać, że forma dokumentu jest prosta, to jednak w rzeczywistości często budzi pewne wątpliwości i stwarza trudności w rozliczeniu.
Faktura zaliczkowa – wystawienie
Fakturę możesz wystawić do 15 dnia następnego miesiąca, ale nie polecam, bo łatwo o tym zapomnieć. Najlepiej fakturę wystawić od razu w momencie otrzymania pieniędzy.
Jeśli data wystawienia faktury jest inna niż data otrzymania zaliczki, wpisujesz 2 daty – datę wystawienia (bieżącą) i datę otrzymania zaliczki (na niektórych formularzach trzeba będzie skorzystać z miejsca na datę sprzedaży).
W treści faktury koniecznie wpisz „zaliczka na ….(i tu opis towaru lub usługi) albo skorzystaj z formularza zatytułowanego „faktura zaliczkowa”. Ważne, żeby wiadomo było, że faktura dokumentuje otrzymanie zaliczki i na jaki towar czy usługę została wpłacona.
Fakturę dostarcz do biura rachunkowego razem z papierami za miesiąc otrzymania zaliczki. Jeśli zaliczkę dostałeś w lipcu, to fakturę dołącz do dokumentów lipcowych, nawet jeśli została wystawiona w sierpniu. Zresztą ta zasada dotyczy wszystkich faktur sprzedaży – liczy się data sprzedaży, a nie data wystawienia.
Do faktury zaliczkowej wystawisz fakturę końcową po zakończeniu dostawy lub usługi. W fakturze końcowej musisz zaznaczyć, że do tej faktury była wystawiona faktura zaliczkowa i wpisać dane z tej faktury – numer faktury zaliczkowej, datę wystawienia i kwoty netto, brutto i VAT.
I tu czasem pojawiają się problemy techniczne. Taka faktura końcowa zawiera więcej informacji od zwykłej faktury i zwykły formularz niezbyt się nadaje. Niezależnie od wzoru, z jakiego korzystasz, z faktury końcowej musi wynikać, jaka była wartość całej transakcji, jaka część została rozliczona zaliczką i ile pozostało do rozliczenia.
Faktury końcowej nie musisz wystawiać, jeśli faktura zaliczkowa pokryła 100% wartości transakcji (klient zapłacił całość przed dostawą).
Pamiętaj jednak, aby poinformować swoją księgową, gdy dostawa została zakończona. To w tym momencie trzeba rozliczyć sprzedaż w podatku dochodowym.
Pamiętaj! Proforma nie jest dokumentem księgowym, nie zastępuje faktury zaliczkowej. Nie wykazujemy jej nigdzie i nie jest rozliczana. To rodzaj oferty, informacji dla klienta, bez żadnego znaczenia w księgowości. Wystawienie i przesłanie proformy nie zastępuje faktury zaliczkowej.
Faktura zaliczkowa i zapłata podatku VAT
Fakturę zaliczkową wykazuje się w rejestrach VAT, jak każdą inną fakturę sprzedaży i płaci od niej podatek VAT, jeśli oczywiście z rozliczeń taki podatek do zapłaty wychodzi.
Zaliczka nie jest natomiast przychodem w podatku dochodowym i dla dochodu otrzymanie zaliczki nie ma znaczenia aż do momentu zakończenia dostawy.
Zaliczka od osoby fizycznej
Osobie fizycznej wpłacającej zaliczkę nie musisz wystawić faktury zaliczkowej, jeśli o nią nie poprosi. Zwykle jednak zaliczki otrzymane od osób fizycznych dokumentowane są fakturą, bo… tak jest łatwiej. Zaliczki otrzymane od osób fizycznych, jak cała sprzedaż dla osób fizycznych, powinny być ponadto dokumentowane paragonem fiskalnym, którego kopii w tej sytuacji nie wręczasz klientowi tylko dopinasz do faktury. To ważny obowiązek, o którym zapominają często podatnicy używający kasy fiskalnej. Tak jak w przypadku sprzedaży, tak i zaliczka od osoby fizycznej musi zostać wybita na kasie.
Musisz też powiadomić biuro rachunkowe o wysokości zaliczki, która została zaewidencjonowana w kasie fiskalnej. W przeciwnym wypadku księgowa naliczy Ci podatek dochodowy od tej zaliczki, bo przecież z podsumowania w kasie nie wynika, jaka część tej kwoty dotyczy wykonanych dostaw, a jaka zaliczek.
A po zakończeniu dostawy znów musisz zawiadomić biuro o tym fakcie, żeby ująć dostawę w podstawie podatku dochodowego.
Czy każda faktura zaliczkowa to zaliczka?
Pozostaje pytanie – czy każda zapłata przed dokonaniem dostawy to zaliczka? Co w przypadku, gdy klient wpłaca 100% należności przed dostawą? A jeśli wpłata jest omyłkowa?
Decydujące są ustalenia między dostawcą i odbiorcą. Zaliczka nie ma charakteru definitywnego, czyli może zostać zwrócona, jeśli do dostawy nie dojdzie. Jeśli zapłata za usługę lub towar jest precyzyjnie określona, wpłacona w pełnej wysokości i nie podlega zwrotowi, mamy do czynienia z zapłatą przed dostawą. Wtedy należy wystawić do wpłaty zwykłą fakturę i rozliczyć ją w podatku dochodowym i VAT w momencie otrzymania zapłaty.
Jeśli klient wpłaci na Twoje konto omyłkowo jakąś kwotę, którą można będzie skompensować z przyszłą dostawą, taka wpłata co do zasady nie jest zaliczką i nie trzeba jej nigdzie wykazywać i rozliczać. Pozostaje niestety ryzyko, że w czasie kontroli skarbówka uzna taką wpłatę jednak za zaliczkę, sprytnie ukrytą pod pozorem „omyłkowej wpłaty”. Najbezpieczniej w takiej sytuacji pieniądze zwrócić nadawcy przelewem zwrotnym. Można też ustalić, na poczet jakiej usługi lub towaru zostanie rozliczona wpłata i potraktować ją wtedy jak zaliczkę. Dla prawidłowego wystawienia faktury zaliczkowej i rozliczenia płatności, ustalenia powinny odbyć się na piśmie (może być mailem).
