Info w pigułce

Nowy dokument wręczany zwalnianemu pracownikowi

 

Przypominam, że od 01.01.2019 zmieniły się terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jak się do tego przygotować?

 

Pracowników dzielimy na 3 grupy;

  1. pracownicy zatrudnieni przed 01.01.1999 – dokumentację przechowuje się 50 lat, czyli na starych zasadach

  2. pracownicy zatrudnieni w okresie od 01.01.1999 do 31.12.2018 - dokumentację przechowuje się 50 lat, ale istnieje możliwość skrócenia okresu przechowywania do 10 lat pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS oświadczenie ZUS OŚW i raporty ZUS RIA za wszystkich pracowników

  3. pracownicy zatrudnieni od 01.01.2019 – dokumentację przechowuje się 10 lat licząc od końca roku, w którym rozwiązano stosunek pracy. Po zakończeniu 10-letniego okresu przechowywania pracownik ma miesiąc na odebranie swoich dokumentów. Jest to prawo, a nie obowiązek pracownika. Jeśli tego nie zrobi, pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumenty w ciągu 12 miesięcy od końca miesiąca, w którym miało nastąpić odebranie.

I właśnie dla pracowników zatrudnionych od 01.01.2019 należy przygotować i wręczyć wraz ze świadectwem pracy informację o:

- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;

- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;

- zniszczeniu w ciągu kolejnych 12 miesięcy dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania

Zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS informacji tej nie należy dopisywać na świadectwie pracy, lecz przekazać w formie osobnego dokumentu.

Przykładowy wzór informacji:

XYZ spółka z.o.o.                                                                                                                  Jan Kowalski

adres                                                                                                                                      adres

 

Zgodnie z art. 94(6) Kodeksu pracy informujemy Pana, że;

  • Pana dokumentacja pracownicza przechowywana będzie w archiwum spółki XYZ sp. z o.o. do 31.12.2030

  • W okresie 01.01.2031-31.01.2031 ma Pan prawo odebrać swoją dokumentację

  • Jeśli Pan nie odbierze dokumentów do 31.01.2031 zostaną one zniszczone najpóźniej do 31.01.2032.