Podpisanie umowy z Małym Biurem Rachunkowym w 3 krokach
Krok 1
Małe Biuro Rachunkowe specjalizuje się w obsłudze jednoosobowych działalności gospodarczych z trzech branż: ochrona zdrowia, IT i usługi remontowo-budowlane. A niedawno dołączyła czwarta branża - związana z prawem. Specjalizacja pozwala mi skupić się na problemach typowych dla obsługiwanych branż, bo w kalejdosopie przepisów i ich interpretacji nie sposób śledzić zmian dotyczących wszystkich firm działających na rynku.
Jeśli masz (lub planujesz otworzyć) firmę z powyższych branż i szukasz biura rachunkowego - wyślij informację na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Ewentualnie - zadzwoń pod numer 608-879-087. Jeśli nie odbiorę telefonu, wyślij SMS o treści "współpraca", a oddzwonię.
W miarę możliwości dostosuję datę i godzinę pierwszego spotkania do Twoich sugestii.
Jeśli nie chcesz lub nie możesz przyjść do biura, wszystko możemy załatwić on-line.
Uwaga! Nie prowadzę jednorazowych konsultacji dla przedsiębiorców. Jeśli potrzebujesz porady lub wyjaśnienia niezrozumiałych przepisów, skorzystaj z pomocy doradcy podatkowego.
Krok 2
Pierwsze spotkanie odbywa się w biurze, na ul. Daszyńskiego 154 w Gliwicach (jest parking z wjazdem od ulicy Jondy) i zwykle trwa około godziny.
Opowiadasz o swojej firmie (lub planach) i o swoich oczekiwaniach wobec biura.
Ty mówisz, ja słucham.
Spotkanie organizacyjne w celu omówienia zasad współpracy jest bezpłatne.
W wersji on-line ten etap odbywa się za pośrednictwem poczty e-mail. Proszę o odpowiedź na kilka pytań i opisanie swoich oczekiwań wobec biura.
Krok 3
Podpisujemy umowę i pełnomocnictwa.
Przygotowanie dokumentów zajmuje na ogół 30-40 minut. Możemy umówić się na kolejne spotkanie w celu ich podpisania lub możesz zaczekać i załatwić wszystko w czasie jednej wizyty.
W razie potrzeby przygotowuję umowę i pełnomocnictwa i wysyłam mailem do podpisu.
Od tego momentu korzystasz już z pomocy i obsługi jaką oferuje Małe Biuro Rachunkowe.
Współpraca z Małym Biurem Rachunkowym po podpisaniu umowy - o co najczęściej pytają Klienci
1. Jak wygląda współpraca po podpisaniu umowy?
Na podstawie dostarczanych co miesiąc dokumentów wyliczam podatki.
Podpisuję i wysyłam deklaracje do urzędu skarbowego i ZUS.
Jeśli w firmie są pracownicy – wyliczam wynagrodzenia.
Wszystkie informacje – kwoty podatków, składek i wynagrodzeń przesyłam Ci na podany adres mailowy przed terminem zapłaty.
Na ten sam adres wysyłam mniej więcej raz w miesiącu informacje o istotnych zmianach w przepisach ("Wiadomości z księgowości").
Jeśli chcesz, masz podgląd księgowości Twojej firmy z każdego miejsca na świecie i o każdej porze.
W udostępnionym programie możesz też wystawiać faktury.
Ostateczny kształt współpracy zależy od podpisanej umowy i Twoich potrzeb.
Małe Biuro Rachunkowe jest nastawione głównie na współpracę on-line, elektroniczny obieg dokumentów i ograniczanie papieru do absolutnego minimum. Opisane zasady zakładają podstawowy poziom kompetencji technicznych Klientów. Osobom zupełnie "nietechnicznym", które mają problem z obsługą poczty elektronicznej i z prostymi operacjami na plikach i folderach, radzę skorzystać z usług innego biura.
Dobrze prowadzona księgowość jest ważna dla bezpieczeństwa firmy i przedsiębiorcy. Ale też wiem, że moi Klienci nie założyli swoich firm tylko po to, żeby móc prowadzić księgowość, gromadzić papiery i uzupełniać ewidencje. To nie jest najważniejsza rola przedsiębiorcy. Dlatego - staram się działać "w tle" i w miarę możności nie komplikować swoim Klientom życia. Z drugiej strony - żadne biuro nie rozliczy prawidłowo firmy bez zaangażowania jej właściciela.
2. Co w takim razie robi Klient?
Wystawiasz faktury sprzedaży lub/i obsługujesz kasę fiskalną.
Przygotowujesz i dostarczasz do biura komplet dokumentów za miesiąc w terminie zgodnym z umową.
Ponadto musisz utrzymywać kontakt z biurem, czytać maile i odpowiadać na ewentualne pytania oraz informować biuro o wszelkich zmianach i istotnych zdarzeniach w firmie.
3. W jaki sposób należy dostarczać dokumenty do biura?
Możesz przekazać dokumenty w formie cyfrowej. Otrzymane od kontrahentów faktury elektroniczne oraz czytelne skany i zdjęcia dokumentów papierowych powinny być spakowane w jednym folderze i przesłane mailem lub udostępnione "w chmurze".
Dokumenty papierowe możesz też przynieść osobiście w godzinach otwarcia Biura lub zostawić w skrzynce pocztowej Biura w dowolnych godzinach.
Trzeba jednak pamiętać, że czasy faktur papierowych mijają bezpowrotnie. Za rok, po wejściu obowiązkowego KSEF (obowiązek wystawiania i odbierania faktur w systemie ministerstwa finansów) zdecydowana większość dokumentów będzie funkcjonowała już tylko w wersji cyfrowej. Dlatego zachęcam do sukcesywnego rezygnowania z papieru i oswajania się z nowymi rozwiązaniami, w czym program wfirma i współpraca z Małym Biurem Rachunkowym bardzo pomaga.
Na razie jednak najważniejsze jest terminowe dostarczenie do Biura kompletu dokumentów.
4. A jeśli Klient ma jakieś pytania?
Biuro jest otwarte dla każdego w wyznaczonych godzinach. Możesz przyjść i porozmawiać osobiście lub zadzwonić. To rozwiązanie polecam w przypadku konkretnych pytań wymagających krótkiej odpowiedzi.
Jeśli chciałbyś porozmawiać dłużej, bo pytań się nazbierało albo trzeba omówić jakiś szerszy problem – umawiamy się na spotkanie na konkretną godzinę w terminie dogodnym dla obydwu stron (raczej poza godzinami otwarcia biura). Pamiętaj, mogę pomóc w zakresie świadczonej usługi. Nie mam uprawnień do udzielania porad prawnych i świadczenia usług w zakresie doradztwa podatkowego.
Jeśli bardziej odpowiada Ci kontakt telefoniczny, możesz umówić się również na dłuższą rozmowę telefoniczną.
Poza tym przez 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę możesz wysyłać pytania mailem na adres biura. Odpowiadam na ogół jeszcze tego samego dnia. Na wiadomości przesłane w czasie weekendu czy świąt odpowiadam w pierwszym dniu roboczym po dniach wolnych. Mail to często najlepsza forma kontaktu. A dlaczego najlepsza, wyjaśniam na końcu.
5. Czy Klient musi coś robić z linkiem do programu wfirma, który dostaje na początku współpracy?
Tak. Nawet jeśli nie zamierzasz samodzielnie korzystać z żadnych funkcji programu, proszę o jednorazowe zalogowanie się do swojego konta wfirmy. Takie nawiązanie kontaktu z programem pozwala mi na wysyłanie informacji o składkach i podatkach bezpośrednio z programu na Twój adres mailowy.
Każdy Klient biura ma możliwość podglądu swojej księgowości. Po zalogowaniu do swojego modułu możesz zobaczyć, jak są zaksięgowane Twoje dokumenty, przejrzeć deklaracje, historię podatków, zrobić sobie wydruki ewidencji księgowych.
Możesz też wystawiać faktury sprzedaży w programie i wysyłać je mailem do klientów (lub wydrukować i przekazać w formie papierowej).
Program daje bardzo wiele udogodnień i możliwości bieżącego śledzenia księgowości. Ale możesz też nic nie robić w programie, bo nie ma takiej konieczności.
6. Czy Klient może liczyć na pomoc biura, gdy trzeba będzie coś wyjaśnić w urzędzie skarbowym lub ZUS-ie?
O wszystkich pismach, mailach i telefonach z urzędów, związanych z działalnością powinieneś jak najszybciej poinformować biuro, najlepiej mailem.
Większość spraw załatwiam bez dodatkowych formalności i Twojego udziału.
Niektóre sprawy w urzędzie skarbowym wymagają pełnomocnictwa szczególnego, w wyjątkowych sytuacjach - działamy razem.
Jeśli sprawa dotyczy zakresu objętego umową, w kontaktach z urzędami nie pozostajesz sam. Zawsze może liczyć na wsparcie biura.
7. Jak wygląda koniec roku podatkowego? Co z rozliczeniem rocznym?
Po zakończeniu roku przekazuję Ci wydruki ksiąg i rejestrów, deklaracji i UPO zapisane w PDF.
Dokumenty przekazane do biura w formie papierowej oddaję poukładane chronologicznie i zbroszurowane, za potwierdzeniem odbioru.
Przygotowuję rozliczenie roczne (PIT 28, PIT 36 lub PIT 36L) i roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Od rozliczenia za 2022r. ta usługa jest dodatkowo płatna.
8. Czy dokumenty i informacje przekazane do biura są bezpieczne?
Tak. Biuro bardzo poważnie podchodzi do przepisów RODO.
Program i wszystkie dane są na kilka sposobów zabezpieczone przed zniszczeniem lub kradzieżą (Polityka RODO jest dostępna do wglądu w biurze lub – na życzenie – wysyłana na adres mailowy).
Biuro mieści się w budynku chronionym przez całą dobę, a działalność biura jest objęta ubezpieczeniem OC.
9. Jakie usługi biuro może zaproponować w ramach współpracy:
- prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów,
- rozliczenie VAT, przygotowanie i wysłanie deklaracji i JPK,
- wyliczenie podatku dochodowego,
- prowadzenie ewidencji środków trwałych,
- rozliczenie z ZUS, przygotowanie i wysłanie zgłoszeń i deklaracji ZUS,
- rozliczenie płac - lista płac, umowy zlecenia i o dzieło,
- udostępnienie on-line księgowości firmy, tak byś w każdej chwili mógł sam sprawdzić interesujące Cię rozliczenia i wyniki,
- udostępnienie programu do wystawiania faktur, z możliwością elektronicznego wysyłania ich do klientów,
- pomoc w kontrolach skarbowych i ZUS w zakresie objętym usługą księgową,
- w razie potrzeby - wyprowadzenie zaległości w dokumentacji podatkowej i ZUS,
- w sytuacjach wyjątkowych - "księgowość cito" - usługę ekspresową
10. Czy można zadawać pytania i w jakiej formie?
Nie tylko można, a wręcz trzeba. Szczególnie na początku.
Lepiej zapobiegać niż leczyć. Lepiej błędów unikać niż je korygować. A w księgowości jest wiele sytuacji, w których raz popełniony błąd trudno naprawić. Dlatego nie wahaj się zadawać pytań. Nie znam wszystkich odpowiedzi, ale razem znajdziemy rozwiązanie każdego problemu.
Preferuję kontakt mailowy z trzech ważnych powodów:
- Jesteśmy ludźmi zajętymi. Nikt z nas nie siedzi bezczynnie czekając na telefon. Bywa tak, że przez cały dzień na zmianę próbuję się do kogoś dodzwonić i ten ktoś próbuje dodzwonić się do mnie. Znacie sytuację, w której nawet pod prysznic zabieracie telefon, żeby móc go w razie czego odebrać? No właśnie… A gdy w końcu dojdzie do rozmowy okazuje się, że rozmówca akurat prowadzi samochód lub robi zakupy. Niczego nie sprawdzi, nie zanotuje, więc rozmowa kończy się słowami „oddzwonię po powrocie” i … wymiana sygnałów zaczyna się od początku.
- E-mail odczytujemy wtedy, gdy mamy chwilę czasu. I odpowiadamy, gdy mamy czas przemyśleć odpowiedź i znaleźć potrzebne informacje. I to jest druga zaleta – bo podczas szybkiej rozmowy telefonicznej bywa tak, że i pytanie i odpowiedź są nieprecyzyjne i chaotyczne. Jeśli nie ma warunków, by porozmawiać spokojnie, taka rozmowa może przynieść więcej szkody niż pożytku.
- W końcu - wymiana e-maili pozostawia trwały (stosunkowo) ślad. Można wrócić do niej za jakiś czas i odczytać wiadomość jeszcze raz, gdy pojawi się jakaś wątpliwość.
Są sprawy „jednominutowe” - które można załatwić telefonicznie. I są sprawy zawiłe, które najlepiej omówić na spotkaniu "w cztery oczy". We wszystkich pozostałych przypadkach zdecydowanie najbardziej sprawdza się kontakt e-mailowy.