Tak wygląda współpraca

Podpisanie umowy z Małym Biurem Rachunkowym w 3 krokach

 

Krok 1

Jeśli jesteś zainteresowany usługą księgową - wyślij informację na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń na numer 608-879-087. A ja w miarę możliwości dostosuję datę i godzinę pierwszego spotkania do Twoich sugestii.

 

Krok 2

Pierwsze spotkanie ma miejsce na ul. Jasnej 31b w Gliwicach (jest wygodny parking) i zwykle trwa około godziny.

Opowiadasz o swojej firmie (lub planach) i o swoich oczekiwaniach wobec biura.

Ty mówisz, ja słucham 😊.

W razie potrzeby pomagam bezpłatnie przygotować wniosek do CEIDG. Możesz go od razu wysłać, jeśli masz podpis ePUAP.   

 

 Krok 3

Podpisujemy umowę i pełnomocnictwa.

Przygotowanie dokumentów zajmuje na ogół 30-40 minut. Możemy umówić się na kolejne spotkanie w celu ich podpisania lub możesz zaczekać i załatwić wszystko w czasie jednej wizyty.

 

Od tego momentu korzystasz już z pomocy i obsługi jaką oferuje Małe Biuro Rachunkowe.

 

Współpraca z Małym Biurem Rachunkowym po podpisaniu umowy – odpowiedź na najczęściej zadawane pytania.

 

1. Jak wygląda współpraca po podpisaniu umowy?

Na podstawie dostarczanych co miesiąc dokumentów wyliczam podatki.

Podpisuję i wysyłam deklaracje do urzędu skarbowego i ZUS.

Jeśli w firmie są pracownicy – wyliczam wynagrodzenia.

Wszystkie informacje – kwoty podatków, składek i wynagrodzeń przesyłam Ci na podany adres mailowy przed terminem zapłaty.

Na ten sam adres wysyłam co jakiś czas informacje o istotnych zmianach w przepisach.

Jeśli chcesz, udostępniam Ci podgląd księgowości Twojej firmy z każdego miejsca na świecie i o każdej porze.

W udostępnionym programie możesz też, jeśli chcesz, wystawiać za darmo faktury.  

To jest wersja „minimum” zawarta w cenie podstawowej usługi. Ostateczny kształt współpracy zależy od podpisanej umowy i Twoich potrzeb.

2. Co w takim razie robi Klient?

Przygotowujesz i dostarczasz do biura komplet dokumentów do 10 dnia następnego miesiąca. Wystawiasz też faktury sprzedaży lub/i obsługujesz kasę fiskalną.

Ponadto musisz utrzymywać kontakt z biurem, czytać maile i odpowiadać na ewentualne pytania. Oraz informować biuro o wszelkich zmianach i istotnych zdarzeniach w firmie.

3. W jaki sposób należy dostarczać dokumenty?

Dokumenty możesz przynieść osobiście do biura w godzinach otwarcia, zostawić na portierni w dowolnych godzinach, ewentualnie wysłać pocztą lub kurierem.

Możesz też przesłać mailem dokumenty zapisane w PDF lub czytelne skany dokumentów. Jeśli dokumentów jest niewiele, jest to bardzo wygodna forma ich wysyłania.

Ważne aby dostarczyć komplet w terminie.

4. A jeśli Klient ma jakieś pytania?

Biuro jest otwarte dla każdego w wyznaczonych godzinach. Możesz przyjść i porozmawiać osobiście lub zadzwonić. To rozwiązanie polecam w przypadku konkretnych pytań wymagających krótkiej odpowiedzi.

Jeśli chciałbyś porozmawiać dłużej, bo pytań się nazbierało albo trzeba omówić jakiś szerszy problem – umawiamy się na spotkanie na konkretną godzinę w terminie dogodnym dla obydwu stron (raczej poza godzinami otwarcia biura). Pamiętaj, mogę pomóc w zakresie świadczonej usługi. Nie mam uprawnień do udzielania porad prawnych i świadczenia usług w zakresie doradztwa podatkowego. 

Jeśli bardziej odpowiada Ci kontakt telefoniczny, możesz umówić się również na dłuższą rozmowę telefoniczną.

Poza tym przez 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę możesz wysyłać pytania mailem na adres biura. Odpowiadam na ogół jeszcze tego samego dnia. Czasem to jest najlepsza forma kontaktu. A dlaczego najlepsza, wyjaśniam na końcu.

5. Dostałem link z dostępem do programu. Czy muszę coś z nim robić? 

Nie.

Dostęp do programu to przywilej, a nie obowiązek.

Każdy Klient biura ma możliwość podglądu swojej księgowości. Po zalogowaniu do swojego modułu możesz zobaczyć, jak są zaksięgowane Twoje dokumenty, przejrzeć deklaracje, historię podatków, zrobić sobie wydruki ewidencji księgowych.

Możesz też wystawiać faktury sprzedaży w programie i wysyłać je mailem do klientów (lub wydrukować i przekazać w formie papierowej).

Program daje bardzo wiele udogodnień i możliwości bieżącego śledzenia księgowości. Ale możesz też nic nie robić w programie, bo nie ma takiego obowiązku.  

6. Czy można liczyć na pomoc biura, gdy trzeba będzie coś wyjaśnić w urzędzie skarbowym lub ZUS-ie?

O wszystkich pismach, mailach i telefonach z urzędów, związanych z działalnością powinieneś jak najszybciej poinformować biuro, najlepiej mailem.

Większość spraw załatwiam bez dodatkowych formalności i Twojego udziału.

Niektóre sprawy w urzędzie skarbowym wymagają pełnomocnictwa szczególnego, w wyjątkowych sytuacjach - działamy razem.

Jeśli sprawa dotyczy zakresu objętego umową, w kontaktach z urzędami nie pozostajesz sam. Zawsze może liczyć na wsparcie biura.

7. Jak wygląda koniec roku podatkowego? Co z rozliczeniem rocznym?

Po zakończeniu roku przekazuję Ci wydruki ksiąg i rejestrów, deklaracji i UPO zapisanych w PDF (lub, na życzenie, w formie papierowej).

Dokumenty przekazane do biura w formie papierowej oddaję zbroszurowane, za potwierdzeniem odbioru.

W ramach umowy przygotowuję rozliczenie roczne z działalności gospodarczej (PIT 36 lub PIT 36L).

Mogę przygotować też rozliczenie obejmujące inne dochody lub rozliczenie wspólne z małżonkiem za dodatkową opłatą.

8. Czy dokumenty i informacje przekazane do biura są bezpieczne?

Tak. Biuro bardzo poważnie podchodzi do przepisów RODO.

Program i wszystkie dane są na kilka sposobów zabezpieczone przed zniszczeniem lub kradzieżą (Polityka RODO jest dostępna do wglądu w biurze lub – na życzenie – wysyłana na adres mailowy).

Biuro mieści się w budynku chronionym przez całą dobę, a działalność biura jest objęta ubezpieczeniem OC.

9. Jakie usługi mogę Ci zaproponować w ramach współpracy:

  • rozliczenie działalności gospodarczej w urzędzie skarbowym i ZUS-ie,
  • prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów,
  • rozliczenie VAT, przygotowanie i wysłanie deklaracji i JPK,
  • prowadzenie ewidencji środków trwałych,
  • rozliczenie płac - lista płac, umowy zlecenia i o dzieło,
  • wypełnienie ankiet do GUS,
  • kontrola płatności wobec urzędów i dostawców,
  • udostępnienie on-line księgowości firmy, tak by Klient w każdej chwili mógł sam sprawdzić interesujące go rozliczenia i wyniki,
  • udostępnienie programu do wystawiania faktur, z możliwością elektronicznego wysyłania ich do klientów, 
  • pomoc w kontrolach skarbowych i ZUS w zakresie objętym usługą księgową,
  • w razie potrzeby wyprowadzenie zaległości w dokumentacji podatkowej i ZUS,
  • w sytuacjach wyjątkowych - "księgowość cito" - usługę ekspresową

a także:

  • prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego,
  • w nowej spółce z  o.o. - opracowanie polityki rachunkowości i planu kont,

 

Dlaczego warto zadawać pytania i dlaczego mailem?

Lepiej błędów unikać niż je korygować. A w księgowości jest wiele sytuacji, w których raz popełniony błąd trudno naprawić. Dlatego nie wahaj się zadawać pytań. Nie znam wszystkich odpowiedzi, ale razem znajdziemy rozwiązanie każdego problemu. 

Ale dlaczego mailem?

Zachęcam do korzystania z poczty elektronicznej z trzech ważnych powodów:

- Jesteśmy ludźmi zajętymi. Nikt z nas nie siedzi bezczynnie czekając na telefon. Bywa tak, że przez cały dzień na zmianę próbuję się do kogoś dodzwonić i ten ktoś próbuje dodzwonić się do mnie. Znacie sytuację, w której nawet pod prysznic zabieracie telefon, żeby móc go w razie czego odebrać? No właśnie… A gdy w końcu dojdzie do rozmowy okazuje się, że rozmówca akurat prowadzi samochód lub robi zakupy. Niczego nie sprawdzi, nie zanotuje, więc rozmowa kończy się słowami „oddzwonię po powrocie” i … zabawa zaczyna się od początku.

- E-mail odczytujemy wtedy, gdy mamy chwilę czasu. I odpowiadamy, gdy mamy czas przemyśleć odpowiedź i znaleźć potrzebne informacje. I to jest druga zaleta – bo podczas szybkiej rozmowy telefonicznej bywa tak, że i pytanie i odpowiedź są nieprecyzyjne i chaotyczne. Jeśli nie ma warunków, by porozmawiać spokojnie, doprecyzować pytanie, przemyśleć odpowiedź, sprawdzić jakieś informacje, taka rozmowa może przynieść więcej szkody niż pożytku.

- W końcu  - wymiana e-maili pozostawia trwały (stosunkowo) ślad. Można wrócić do niej za jakiś czas, można odczytać wiadomość jeszcze raz, gdy pojawi się jakaś wątpliwość.

Są sprawy „jednominutowe” - które lepiej załatwić dzwoniąc. We wszystkich pozostałych zdecydowanie lepiej sprawdza się kontakt e-mailowy.