Tak wygląda współpraca

Podpisanie umowy z Małym Biurem Rachunkowym w 3 krokach

 

  1. Krok 1

Klient zainteresowany obsługą księgową wysyła informację na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub dzwoni na numer 608-879-087 i ustalamy termin pierwszego spotkania. W miarę możliwości dostosowuję datę i godzinę do sugestii Klienta.

 

  1. Krok 2

Pierwsze spotkanie ma miejsce na ul. Jasnej 31b w Gliwicach (jest wygodny parking) i zwykle trwa około godziny. Klient opowiada o swojej firmie (lub planach) i o swoich oczekiwaniach wobec biura. Podczas rozmowy, co do zasady, nie udzielam porad księgowych. Klient mówi, ja słucham 😊.

Po ustaleniu warunków współpracy proszę o numer NIP i adres mailowy.

Na ten adres wysyłam wzór umowy i ankietę z danymi firmy do uzupełnienia. Przygotowuję pełnomocnictwa i umawiamy się na drugie spotkanie w celu podpisania dokumentów.

Jeśli firma nie jest jeszcze wpisana do CEIDG, możemy razem przygotować wniosek.

 

  1. Krok 3

Drugie spotkanie zwykle trwa ok. 10 minut. Podpisujemy umowę, Klient podpisuje pełnomocnictwa i przynosi uzupełnioną ankietę, w razie wątpliwości uzupełniamy ją razem.

Od tego momentu Klient korzysta już z pomocy i obsługi jaką oferuje Małe Biuro Rachunkowe.

 

 

 

Współpraca z Małym Biurem Rachunkowym po podpisaniu umowy – odpowiedź na najczęściej zadawane pytania.

 

1. Na czym polega współpraca?

Na podstawie dostarczanych co miesiąc dokumentów wyliczam podatki. Podpisuję i wysyłam deklaracje do urzędu skarbowego i ZUS. Jeśli w firmie są pracownicy – wyliczam wynagrodzenia. Wszystkie informacje – kwoty podatków, składek i wynagrodzeń przesyłam na podany adres mailowy przed terminem zapłaty. Na ten sam adres wysyłam co jakiś czas informacje o istotnych zmianach w przepisach. Zainteresowanym Klientom udostępniam gratis podgląd księgowości ich firmy z każdego miejsca na świecie i o każdej porze. W udostępnionym programie Klient może też, jeśli chce, wystawiać faktury.

To jest wersja „minimum”. Ostateczny kształt współpracy zależy od podpisanej umowy i potrzeb Klienta.

 

2. Co w takim razie musi robić Klient?

Klient musi przygotować i dostarczyć do biura komplet dokumentów do 10 dnia następnego miesiąca. Ponadto musi utrzymywać kontakt z biurem czytając maile i odpowiadając na ewentualne pytania oraz informować biuro o wszelkich zmianach i istotnych zdarzeniach w firmie.

Klient musi też samodzielnie opłacać podatki i inne zobowiązania. Biuro nigdy nie dokonuje płatności w imieniu Klienta.

 

3. W jaki sposób należy dostarczać dokumenty?

Dokumenty można przynieść osobiście do biura w godzinach otwarcia, zostawić na portierni w dowolnych godzinach, ewentualnie wysłać pocztą lub kurierem. Można też przesłać mailem dokumenty zapisane w PDF lub czytelne skany dokumentów. Ważne aby dostarczyć komplet w terminie.

 

4. A jeśli Klient ma jakieś pytania?

Biuro jest otwarte w wyznaczonych godzinach, wtedy można krótko porozmawiać osobiście lub przez telefon. To jest dobre rozwiązanie w przypadku konkretnych pytań wymagających krótkiej odpowiedzi. Jeśli Klient chciałby porozmawiać dłużej, bo pytań się nazbierało albo trzeba omówić jakiś szerszy problem – umawiamy się na spotkanie na konkretną godzinę w terminie dogodnym dla obydwu stron (raczej poza godzinami otwarcia biura). Jeśli Klientowi bardziej odpowiada kontakt telefoniczny, można umówić się również na rozmowę telefoniczną na powyższych zasadach. Poza tym przez 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę można wysyłać pytania mailem na adres biura. Odpowiadam na ogół jeszcze tego samego dnia (za wyjątkiem pytań zadanych w sobotę, niedzielę, święto, na które odpowiadam tak szybko, jak to możliwe).

 

5. Czy można liczyć na pomoc biura, gdy trzeba będzie coś wyjaśnić w urzędzie skarbowym lub ZUS-ie?

O wszystkich pismach, mailach i telefonach z urzędów, związanych z działalnością, Klient powinien jak najszybciej poinformować biuro, najlepiej mailem. Większość spraw załatwiam bez dodatkowych formalności i udziału Klienta. Niektóre sprawy w urzędzie skarbowym wymagają pełnomocnictwa szczególnego, w wyjątkowych sytuacjach – współudziału Klienta. Jeśli sprawa dotyczy zakresu objętego umową, Klient nie pozostaje sam, zawsze może liczyć na wsparcie biura.

 

6. Jak wygląda koniec roku podatkowego? Co z rozliczeniem rocznym?

Po zakończeniu roku przekazuję Klientowi wydruki ksiąg i rejestrów, deklaracji i UPO zapisanych w PDF (lub, na życzenie, w formie papierowej). Dokumenty przekazane do biura w formie papierowej oddaję zbroszurowane, za potwierdzeniem odbioru. W ramach umowy przygotowuję rozliczenie roczne z działalności gospodarczej (PIT 36 lub PIT 36L). Mogę przygotować też rozliczenie obejmujące inne dochody lub rozliczenie wspólne z małżonkiem za dodatkową opłatą.

 

7. Czy dokumenty i informacje przekazane do biura są bezpieczne?

Tak. Biuro bardzo poważnie podchodzi do przepisów RODO. Program i wszystkie dane są na kilka sposobów zabezpieczone przed zniszczeniem lub kradzieżą (Polityka RODO jest dostępna do wglądu w biurze lub – na życzenie – wysyłana na adres mailowy). Biuro mieści się w budynku chronionym przez całą dobę, a działalność biura jest objęta ubezpieczeniem OC.

 

Co mogę zaproponować w ramach współpracy:

  • pomoc przy założeniu jednoosobowej działalności gospodarczej "krok po kroku",
  • pomoc przy wyborze najkorzystniejszej formy opodatkowania,
  • rozliczenie działalności gospodarczej w urzędzie skarbowym i ZUS-ie,
  • prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego,
  • w nowej spółce z  o.o. - opracowanie polityki rachunkowości i planu kont,
  • prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów,
  • rozliczenie VAT, przygotowanie i wysłanie deklaracji i JPK,
  • prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia,
  • rozliczenie płac - lista płac, umowy zlecenia i o dzieło,
  • wypełnienie ankiet do GUS,
  • kontrola płatności wobec urzędów i dostawców,
  • udostępnienie on-line księgowość firmy, tak by Klient w każdej chwili mógł sam sprawdzić interesujące go rozliczenia i wyniki,
  • pomoc w kontrolach skarbowych i ZUS w zakresie objętym usługą księgową,
  • w razie potrzeby wyprowadzenie zaległości w dokumentacji podatkowej i ZUS,
  • w sytuacjach wyjątkowych - "księgowość cito" - usługa ekspresowa,