Mam pytanie...

Zakładam firmę, ale od czego zacząć?

Przemyślałeś, przeliczyłeś fundusze i zdecydowałeś – zakładam własną firmę. Od czego zacząć? Polecam zacząć od wyrobienia sobie profilu zaufanego. To bardzo poręczny podpis, którym można sie posługiwać w wielu różnych sytuacjach, nie tylko firmowych, załatwiając sprawy przez internet.

Można to zrobić na dwa sposoby: elektronicznie poprzez konto w banku (pod warunkiem, że masz konto w banku autoryzującym profil zaufany, ale większość ma taką opcję ) lub osobiście w urzędach. Lista banków i wyszukiwarka instytucji obsługujących profil zaufany jest tu: https://pz.gov.pl/pz/index.
Warto przemyśleć hasło, które będzie służyło jako podpis. Musi być trudne do odkrycia przez osoby niepowołane, ale łatwe dla Ciebie do zapamiętania. To hasło będzie służyło do podpisywania dokumentów, jeśli ktoś je odkryje i się nim posłuży, nie udowodnisz, że to nie byłeś Ty. Odradzam więc datę urodzenia lub imiona dzieci. Z drugiej strony hasło musisz pamiętać albo zapisać w bezpiecznym miejscu. Bez znajomości hasła profil będzie bezużyteczny.
W tym samym czasie możesz już przygotowywać się organizacyjnie: szukać lokalu, dostawcy sprzętu i towarów itd.


Jeśli wiesz już, kiedy będziesz mógł zaczynać działalność i masz siedzibę firmy, możesz załatwiać wpis do CEIDG. To rejestr wszystkich przedsiębiorców. Można to zrobić wcześniej, podając datę rozpoczęcia działalności np. za miesiąc (nie wiem, jak daleko wprzód można dokonać zgłoszenia). Jeśli masz profil zaufany i internet załatwisz to nie wychodząc z domu.


Jak to zrobić?
Najpierw wypisz sobie kody PKD działalności, którą zamierzasz prowadzić. To symbol składający się z 4 cyfr i litery przypisany do każdego rodzaju działalności.
Skąd to wziąć? Jest wiele wyszukiwarek w internecie, ja polecam tą: https://www.biznes.gov.pl/pl/tabela-pkd lub https://www.biznes.gov.pl/pl/klasyfikacja-pkd , gdzie działalności są pogrupowane w sekcje (np. budownictwo), więc można łatwiej znaleźć, gdy nie bardzo wiadomo, czego się szuka. Jeśli znajomy prowadzi podobną działalność, możesz też podpatrzyć, co on ma wpisane w swoim CEIDG. Część informacji jest jawna, jeśli znasz imię i nazwisko przedsiębiorcy, możesz skorzystać z wyszukiwarki https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx i podpatrzyć, nie tylko od kiedy prowadzi działalność, ale i jakie kody PKD podał. Oczywiście i tak trzeba je jeszcze sprawdzić w wyszukiwarce PKD.
Czy wpisywać jakieś rodzaje działalności na wszelki wypadek?
Kiedyś, gdy każda aktualizacja była płatna, ludzie wpisywali na wszelki wypadek wszystkie rodzaje działalności, jakie tylko przyszły im do głowy. Teraz nie ma takiej potrzeby. Nie mniej, warto się zastanowić, co faktycznie planujesz robić i wpisać od razu kody tych rodzajów działalności, które będziesz wykonywać w dającej się przewidzieć przyszłości. Jeśli za jakiś czas zechcesz poszerzyć działalność, aktualizacja CEIDG jest bezpłatna i stosunkowo prosta.


Jeśli masz już kody PKD, przygotuj jeszcze dowód osobisty, kubek dobrej kawy 😉 i możesz rejestrować swoją firmę.
Wchodzisz na stronę:
https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/chce-zalatwic-sprawe-w-urzedzie/rejestry-publiczne/centralna-ewidencja-i-informacja-o-dzialalnosci-gospodarczej.
Strona, jak na twór rządowy, jest przyjazna i poprowadzi Cię aż do szczęśliwego zakończenia. Ja mogę tylko zasugerować, by przed wypełnieniem zgłoszenia do CEIDG zalogować się za pomocą profilu zaufanego. Dzięki temu po uzupełnieniu wniosku będziesz mógł podpisać go podpisem zaufanym i od razu wysłać. Jeśli będziesz niezalogowany, po wypełnieniu wniosku złożysz go, ale bez podpisu. W takim wypadku w ciągu 7 dni musisz wybrać się do urzędu miejskiego/gminy i ten wniosek osobiście podpisać, co trochę podważa sens rejestracji przez internet.
Rejestracja wniosku CEIDG załatwia przy okazji:
- prawie wszystkie zgłoszenia, które kiedyś całymi stosami trzeba było składać w urzędzie skarbowym,
- zgłoszenie do ZUS Ciebie jako płatnika (firmę) i Ciebie jako ubezpieczonego w tej firmie (wystarczy wypełnić załącznik ZUA lub ZZA)
- zgłoszenie do GUS.


Co pozostaje? Zgłoszenie VAT R, jeśli chcesz (lub musisz) od razu zarejestrować się do VAT. Teoretycznie można to zrobić przy okazji rejestracji wniosku CEIDG, ale jest pewien problem. Nie da się złożyć elektronicznie załącznika VAT R, jeśli nie masz numeru NIP. A NIP nadają dopiero po zgłoszeniu do CEIDG. Jak nadają? Wystarczy sprawdzić w rejestrze CEIDG parę dni po złożeniu wniosku (zwykle wystarczą dwa dni), przy danych Twojej firmy pojawią się numery NIP i REGON. Dopiero mając NIP można złożyć elektronicznie VAT R. Innym wyjściem jest osobiste pofatygowanie się z VAT R do urzędu skarbowego. To rozwiązanie ma taką zaletę, że przyokazji można złożyć kopię tytułu prawnego do lokalu wskazanego jako siedziba firmy. Brzmi zawile? Chodzi o potwierdzenie, że lokal jest twoją własnością, współwłasnością, najmujesz go albo ktoś Ci go użycza. Takiego dokumentu skarbówka często żąda, aby mieć pewność, że Twoja firma nie rejestruje się pod adresem kogoś, kto o tym nie wie. Reasumując, jeśli już wybierasz się do urzędu skarbowego (właściwego dla miejsca zamieszkania) oprócz wypisanego druku VAT R zabierz też ksero dokumentu potwierdzającego Twoje prawa do lokalu (i oryginał do wglądu). Obecnie przed rejestracją do VAT urząd skarbowy ma obowiązek zweryfikować podatnika, tzn. sprawdzić, czy faktycznie działa pod wskazanym adresem. Jeśli Twoja działalność polega raczej na pracy w terenie i rzadko można Cię zastać pod adresem firmy, być może skarbówka zażąda też dodatkowego oświadczenia w tej sprawie. Rejestracja jako podatnika VAT czynnego trwa zwykle koło miesiąca. Do tego czasu nie figurujesz, jako zgłoszony do VAT. Możesz w tym czasie normalnie działać, kupować „na firmę” i od dnia rozpoczęcia działalności wystawiać faktury z VAT. Niestety do czasu rejestracji Twojej firmy jako czynnego podatnika VAT Twój odbiorca nie ma możliwości zweryfikować, czy jesteś vatowcem i czy masz prawo te faktury wystawiać. Jest to osobny problem na osobny artykuł.


Rada ogólna: zawsze gdy składasz jakikolwiek dokument w urzędzie przygotuj dwa egzemplarze. Na drugim urzędnik poświadczy Ci datę złożenia pisma do urzędu.  Gdy dokument w urzędzie się zawieruszy, a tak się zdarza, choć na szczęście rzadko, będziesz miał potwierdzenie, że został przez Ciebie złożony w terminie. VAT R akurat należy do ważnych dokumentów, więc takie potwierdzenie dobrze jest mieć. Z tego samego powodu nie radzę VAT R wysyłać listem poleconym, choć oczywiście przepisy pozwalają na taką formę dostarczenia VAT R.
Ci, którzy pracowali w czasach, gdy każdy opodatkowany obywatel miał NIP, pewnie takowy mieli. Część nawet ma jeszcze ten numer gdzieś zapisany. Niestety, choć zwykle po rejestracji w CEIDG nadają ten sam „stary” numer, to aby z niego skorzystać, trzeba czekać, aż nadają go ponownie w opisany wyżej sposób. Wcześniej numer jest nieaktywny i nie należy się nim posługiwać.


Załatwiłeś sprawy w urzędach, radzę jeszcze założyć konto firmowe w banku i wyrobić sobie pieczątkę. Czy jest taki obowiązek? Nie.

Można posługiwać się kontem prywatnym (ale musi być Twoje, nie małżonka), żaden przepis nie nakazuje też posiadania pieczątki. Ale niestety co do pieczątki nie wszystkie instytucje o tym wiedzą. Na przykład właśnie w banku często żądają dokumentów z pieczątką, bo takie mają procedury. Nie ma pieczątki - nie przyjmą wniosku o kredyt. I co im zrobisz? Co do konta, to podstawową zaletą konta firmowego jest rozgraniczenie przelewów prywatnych od firmowych. W razie kontroli skarbowej czy nawet dostarczając dokumenty do biura rachunkowego, dajesz wyciąg z rachunku firmowego i nie musisz się nikomu chwalić swoimi prywatnymi wydatkami.