Mam pytanie...

Archiwum domowe - czyli jak długo przechowywać dokumenty

Papiery piętrzą się w każdym mieszkaniu. Zapełniają szuflady, segregatory i szafki. Opanowują składziki, piwnice i garaże. Co trzeba przechowywać i jak długo?


I. Jak długo przechowujemy dokumenty prywatne:


1. Akty urodzenia, ślubu, akty notarialne, świadectwa ukończenia szkół, dyplomy i świadectwa potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje, licencje i prawa, umowy o pracę i świadectwa pracy, dokumentację medyczną, dokumentację prawną i techniczną budowy czy przebudowy domu, polisy na życie – bezterminowo.
2. Otrzymane od pracodawcy RMUA – przynajmniej do czasu uzyskania emerytury. Co prawda ZUS powinien mieć wszystkie te informacje, ale… wystarczy przypomnieć sobie, ilu obecnych emerytów bezskutecznie szukało w archiwach dokumentów potwierdzających zatrudnienie, żeby ZUS uwzględnił je przy wyliczeniu świadczenia.
3. Rozliczenia roczne wraz z dowodami potwierdzającymi prawa do ulg – 6 pełnych lat licząc od końca roku, za który jest to rozliczenie (PIT za 2018r. będzie można zniszczyć 01.01.2025r. )
4. Faktury za media – prąd, gaz, telefon, internet, kablówkę itd. i potwierdzenia zapłaty - najlepiej trzymać 3 lata. Żaden przepis nie nakłada co prawda obowiązku przechowywania ich nawet przez tydzień, ale trudno dowieść, że wszystko zostało zapłacone, gdy nie mamy już żadnych papierów, a dostawca nagle zaczyna domagać się jakiejś zaległej wpłaty.
5. Umowy z dostawcami mediów, umowy najmu, umowy z bankami, umowy kredytowe, polisy ubezpieczeniowe terminowe (ubezpieczenie domu, samochodu) – 3 lata po skutecznym zakończeniu umowy.
Tu rada – po spłacie ostatniej raty kredytu, pożyczki itp. zażądaj od kredytodawcy potwierdzenia spłaty całości zadłużenia. Podobnie, rozwiązując umowę z dostawcą mediów czy usług, upewnij się, że wszystko jest uregulowane i poproś o potwierdzenie tego faktu. Wiele razy spotkałam się z sytuacją, że po wielu miesiącach ktoś, przekonany, że wszystko jest zapłacone, dostawał przedsądowe wezwanie do zapłaty z naliczonymi odsetkami albo wręcz wezwanie z firmy windykacyjnej. Wystarczy, że zapomnisz o jakiejś zapłacie albo omyłkowo wpłacisz pieniądze na inne konto. Czasem chodzi dosłownie o kilkadziesiąt złotych. Jesteś zaskoczony, że nikt Cię o zadłużeniu nie poinformował? Tymczasem wezwania do zapłaty awizowane, a nieodebrane, uważa się za dostarczone. Wystarczy, że listonosz niedbale wsunie awizo w drzwi albo wrzuci do skrzynki sąsiada. Ty o niczym nie wiesz, a Twój dług obrasta w odsetki, koszty egzekucyjne, opłaty dodatkowe i staje się problemem.
Druga ważna rada. Czasem bywa, że dostajemy zupełnie idiotyczne wezwania do uregulowania czegoś, co – jesteśmy pewni – nas nie dotyczy albo dawno zostało zapłacone. Część adresatów takich wezwań wyrzuca je, uważając, że skoro to jakaś pomyłka, to nic nie trzeba z tym robić. Jednak, jak bardzo absurdalne nie byłoby to wezwanie, trzeba sprawę wyjaśnić. Ty wyrzucisz kolejne wezwania do kosza, a sprawa będzie żyła swoim życiem, trafi do windykacji, do komornika, wpiszą Cię na listę dłużników. Im dalej, tym trudniej odkręcić taki błąd. Pomijam oczywiście listy z próbą wyłudzenia od nieznanych nam „firm” i „instytucji”, Jeśli jednak przychodzi takie wezwanie z banku czy od Twojego dostawcy (nawet byłego) lub z firmy, z którą kiedyś podpisaliśmy umowę „przez przypadek” – trzeba wyjaśnić sprawę do skutku i mieć potwierdzenie tego faktu.
Niezależnie od upływu terminów, wyrzucasz papiery tylko w sytuacji, gdy wszystko jest zapłacone i wyjaśnione. Gdy trwa wymiana korespondencji, bo jakaś instytucja twierdzi, że coś jesteś jej winien, trzymaj wszystkie dotyczące sprawy papiery do definitywnego zakończenia. Bywa niestety, że spór znajduje finał u prawnika, który na pewno zechce przejrzeć umowy, faktury, zapłaty i całą korespondencję.

II. Jak długo przechowujemy dokumenty firmowe:


1. Zatwierdzone sprawozdania finansowe – sporządzone do 31.12.2018 – bezterminowo, od 01.01.2019 – 5 lat
2. Teczki osobowe pracowników i pozostała dokumentacja pracownicza (listy płac, karty wynagrodzeń, ewidencje czasu pracy itd.) – dla pracowników zatrudnionych do 31.12.2018 – 50 lat, dla pracowników zatrudnionych od 01.01.2019 – 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych w okresie 01.01.1999 do 31.12.2018 okres przechowywania można skrócić do 10 lat pod warunkiem złożenia w ZUS oświadczenia OSW i raportów RIA za wszystkich pracowników. Od razu studzę entuzjazm, bo sporządzenie raportów jest bardzo czasochłonne. Gdy ktoś miał kilku pracowników, zwykle nie ma problemu z przechowywaniem dokumentów, z kolei gdy pracowników było wielu, sporządzenie wymaganej dokumentacji to ogromne wyzwanie.
3. Ewidencja środków trwałych, ewidencja wyposażenia – 6 lat od likwidacji firmy.
4. Wszystkie pozostałe dokumenty księgowe, deklaracje, ewidencje – 6 lat licząc od końca roku, którego dotyczą.
5. Dokumenty ZUS – ZUS IWA – 10 lat, dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe – 5 lat, ale za okres do 31.12.2011 – 10 lat, potwierdzenie zapłaty składek ZUS - bezterminowo
Pozostaje kwestia, w jaki sposób pozbyć się niepotrzebnych dokumentów. Oczywiście nie wolno wyrzucać do śmieci dokumentów zawierających dane osobowe innych ludzi. Dla własnego dobra nie wyrzucaj też osobistych dokumentów. Są przestępcy specjalizujący się w wyszukiwaniu potrzebnych im danych z pozornie nieistotnych papierów. Uzyskane informacje służą do oszustw i wyłudzeń. Dokumenty związane z działalnością gospodarczą najlepiej powierzyć firmie zajmującej się ich utylizacją. Jeśli dokumentów jest mało - najtaniej i najbezpieczniej, choć może niezbyt ekologicznie, jest użyć ich jako rozpałki w kotłach węglowych. Ponieważ jednak coraz mniej osób ma dostęp do takiego kotła, pozostają niszczarki (te do użytku domowego są stosunkowo tanie), podarcie papierów przed wyrzuceniem na drobne kawałki lub kupno chomika 😉.