Mam pytanie...

Faktury - kiedy i jak należy je wystawiać

Zacznijmy od tego, że w ostatnich latach zasady wystawiania faktur uległy istotnym zmianom. W efekcie nie tylko początkujący, ale i długoletni przedsiębiorcy zastanawiają się, kiedy powinni wystawić fakturę i co na niej umieścić. Zacznijmy więc od zmian.

  1. Faktura nie musi mieć w nagłówku napisu „Faktura VAT”. Co więcej nie musi mieć nawet wyrazu „Faktura”. Gdyby ktoś miał taką fantazję, mógłby ją nazwać na przykład „Dokumentem Sprzedaży” i to nadal byłaby faktura, o ile spełniałaby pozostałe warunki. Na szczęście wystawiający faktury trzymają się tradycji i nie wykazują się taką inwencją twórczą, bo spowodowałoby to spore zamieszanie.
  1. Fakturę może wystawiać każdy przedsiębiorca, również korzystający ze zwolnienia z VAT (oczywiście wtedy taka faktura nie zawiera podatku VAT), a także osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej, a np. wynajmują prywatnie mieszkanie. W ten sposób faktury skutecznie wyparły funkcjonujące jeszcze nie tak dawno „rachunki”.
  1. Faktura nie musi zawierać określeń oryginał/kopia, generalnie nie musi być podpisana przez wystawcę ani odbiorcę i można ją przesłać np. mailem w PDF lub w innym formacie zapewniającym jej „niezmienialność”.

Najczęściej faktury dokumentują transakcje między firmami. Wystawianie faktur dokumentujących sprzedaż dla firm jest obowiązkiem przedsiębiorcy (z nieistotnymi wyjątkami).

Co musi zawierać taka faktura?

  1. datę wystawienia,
  2. kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  3. imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
  4. numer NIP sprzedawcy,
  5. numer NIP nabywcy,
  6. datę sprzedaży towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, przed dokonaniem sprzedaży, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  8. miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  10. kwoty opustów, rabatów lub innych obniżek cen, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  12. stawkę podatku,
  13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  14. kwotę podatku od wartości sprzedaży netto ogółem, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  15. kwotę należności ogółem,

Oprócz tego, w zależności od dodatkowych okoliczności faktura zawierać musi jeszcze:

  1. w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy "odwrotne obciążenie",
  2. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku - wskazanie podstawy prawnej zwolnienia,
  3. w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub świadczenia usług na terenie Unii

- numer NIP sprzedawcy poprzedzony kodem PL,

- europejski numer NIP nabywcy zawierający dwuliterowy kod właściwy dla państwa członkowskiego.

Faktury generalnie wystawia się do 15 dnia następnego miesiąca. Jest kilka wyjątków od tej zasady:

- 30. dnia od dnia wykonania usług wystawiamy faktury w przypadku usług budowlanych i budowlano-montażowych,

- 60. dnia od dnia wydania towarów wystawiamy faktury w przypadku dostawy książek drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów,

- 90. dnia od dnia wykonania czynności wystawiamy faktury w przypadku dokonywania czynności polegających na drukowaniu książek (z wyłączeniem map i ulotek), gazet, czasopism i magazynów,

- z upływem terminu płatności wystawiamy faktury w przypadku dostawy m.in. energii elektrycznej i cieplnej oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu, ochrony czy stałej obsługi prawnej, wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4.

Można też wystawić fakturę do 30 dni przed wykonaniem usługi czy wydaniem towaru, ale jest to na ogół niepraktyczne i rzadko stosowane. Jeśli data sprzedaży i wystawienia faktury różnią się, trzeba pamiętać o wpisaniu na fakturze obydwu dat. Kwoty podatku VAT wykazuje się zawsze w złotych, nawet jeśli faktura wystawiona jest w walucie obcej. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

W praktyce spotykamy jeszcze z fakturę zaliczkową, która dokumentuje wpłatę zaliczki przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi i „fakturę proforma”, która tak naprawdę fakturą nie jest. I to jest fakt wymagający podkreślenia. Tak oznaczony dokument jest w istocie rodzajem informacji, nie dokumentuje żadnej transakcji, a więc otrzymanie „faktury proforma” nie pozwala ująć jej w rozliczeniach podatkowych, tak dla podatku dochodowego jak i dla VAT.

Dla porządku podaję jeszcze inne elementy obowiązkowe faktur, ale dotyczą one specyficznych sytuacji i w praktyce są spotykane rzadko lub bardzo rzadko.

  1. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatników stosujących metodę kasową - wyrazy "metoda kasowa",
  2. w przypadku dostawy towarów w postępowaniu egzekucyjnym - nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres,
  3. w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego - nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz NIP,
  4. w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu - datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz przebieg pojazdu (w przypadku pojazdów lądowych), liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu (w przypadku jednostek pływających oraz statków powietrznych),
  5. w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136,
  6. w przypadku faktur wystawianych przez nabywcę - wyraz "samofakturowanie",

Są jeszcze faktury szczególne, dokumentujące wybrane zdarzenia gospodarcze, których wygląd, zasady wystawiania i rozliczania są odmienne. Są to:

- faktura RR – dla rolników ryczałtowych

- faktura marża – stosowana przy sprzedaży towarów używanych w systemie marży

- faktura uproszczona – gdy kwota brutto sprzedaży nie przekracza 450 zł lub 100 euro.

Oprócz faktur wystawianych obowiązkowo nabywcom – firmom, są jeszcze faktury wystawiane osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej. Faktury dla osób fizycznych wystawia się na ich żądanie. Chociaż są firmy, które wystawiają faktury wszystkim swoim klientom. W pewnych przypadkach wystawianie faktur osobom fizycznym pozwala uniknąć kasy fiskalnej. Czasem faktura jest bardziej praktyczna jako dokument, na którym zmieści się więcej informacji, niż na paragonie fiskalnym. Na ogół jednak sprzedaż na rzecz osób fizycznych obowiązkowo ujmujemy w kasie fiskalnej, a gdy klient zażąda faktury, paragon dopinamy do naszej kopii i wydajemy klientowi zamiast paragonu fakturę.

Często jest tak, że klient po pewnym czasie przychodzi do firmy z żądaniem wystawienia faktury do sprzedaży sprzed kilku dni, tygodni, a nawet miesięcy. Wszystkim wiadomo, że powinien w takim przypadku „oddać” paragon, ale co zrobić, gdy go nie ma? Już kilka razy zdarzyło mi się odbierać telefony od zdenerwowanych przedsiębiorców:

-” Klient przyszedł po 6 tygodniach i chce fakturę, na dodatek zgubił paragon, ale się upiera, że muszę mu fakturę wystawić. Co mam zrobić?” albo

- „Klient przyniósł paragon sprzed 4 miesięcy i chce do niego fakturę, czy mogę ją wystawić?”

Jak to jest? Co może, a co musi przedsiębiorca w takiej sytuacji.

Otóż przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury na życzenie klienta przez trzy miesiące licząc od końca miesiąca, w którym była sprzedaż. Czyli jeśli sprzedaż była 1.02. to do końca maja klient ma prawo wymagać wystawienia faktury. Po tym okresie przedsiębiorca może fakturę wystawić, ale nie ma takiego obowiązku, to już jest tylko jego dobra wola. Faktura dla klienta – osoby fizycznej różni się od faktury dla firmy tylko tym, że nie zawiera numeru NIP nabywcy. Klient powinien mieć ze sobą paragon, który dopinamy do kopii faktury, ale jeśli jest w stanie dowieść, że w danym dniu dokonał zakupu określonego towaru lub usługi, można fakturę wystawić bez paragonu. Takim dowodem może np. być potwierdzenie przelewu z banku.

Przedsiębiorcy często boją się skutków wystawienia faktury po zakończeniu miesiąca. Tłumaczą, że miesiąc jest już zamknięty, podatki rozliczone i teraz księgowa im głowę urwie, jeśli przyniosą jeszcze jakąś fakturę ;). Bez obaw. Fakturę dla osoby fizycznej możemy wystawić bez żadnych konsekwencji. Wpisujemy aktualną datę wystawienia i kolejny numer faktury, pamiętamy też, żeby wpisać faktyczną datę sprzedaży, dopinamy paragon lub kopię innego potwierdzenia do naszej kopii faktury i trzymamy na wypadek kontroli. Nic nie trzeba korygować ani zmieniać w podatkach.

Bywa niestety tak, że po pewnym czasie przychodzi osoba z paragonem i chce fakturę na firmę. Tu już problem jest trochę większy. Po zakończeniu miesiąca i wysłaniu pliku JPK każda taka faktura skutkuje korektą tego pliku. Podatki się nie zmienią, bo sprzedaż została już rozliczona w kasie fiskalnej, ale zmieni się sposób prezentacji tej sprzedaży w JPK. Niestety, na chwilę obecną jest obowiązek wystawienia takiej faktury. Półtora roku temu rząd ogłosił projekt, zgodnie z którym od 2018 r. faktury na firmę (zawierające NIP nabywcy) mogłyby być wystawiane tylko do paragonów z NIP-em nabywcy. Ostatecznie przepisy nie weszły w życie, projekt narobił za to dodatkowego zamieszania, bo część księgowych ogłosiła zakaz wystawiania faktur do paragonów bez NIP i zapomniała go odwołać, gdy okazało się, że to był falstart. W rezultacie ostatnio słyszałam, jak właścicelka sklepu narzekała, że przepis zakazujący wystawiania faktur do paragonów bardzo komplikuje jej życie. Jak sie okazuje, nie tylko istniejące, ale i nieistniejące przepisy mogą utrudniać prowadzenie działalności gospodarczej.