Mam pytanie...

Przychody należne czyli nie ma zapłaty, a jest podatek

Przepisy podatkowe nie są łaskawe dla przedsiębiorców. Dlaczego tak twierdzę? Już tłumaczę. Generalnie Kowalski płaci podatki od tego, co faktycznie zarobił, czyli od otrzymanych pieniędzy. Tak jest na przykład, gdy Kowalski pracuje na etacie, wykonuje zlecenie czy też najmuje prywatnie mieszkanie. Niestety, gdy Kowalski prowadzi działalność gospodarczą zasady płacenia podatku dochodowego diametralnie się zmieniają. Kowalski płaci podatek nie od tego, co faktycznie płynęło na jego konto czy do kieszeni, a od przychodów należnych. Ustawodawca dodaje nawet wyjaśnienie, że przychody należne są to „kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane”, żeby nie było wątpliwości.

Cóż więc oznaczają przychody należne? Na ogół wygląda to tak:

Kowalski sprzedaje towar lub wykonuje usługę, sprzedaż wprowadza do kasy fiskalnej lub wystawia fakturę i w tym momencie występują przychody należne. To, czy nabywca zapłaci mu ustalone wynagrodzenie, a także kiedy i ile mu zapłaci, nie ma wpływu na przychody (z wyjątkiem należności nieściągalnych, o których napiszę w osobnym artykule). Generalnie: wykonałeś usługę albo wydałeś towar – płać podatek.

Każdy przedsiębiorca, który stosuje odroczone terminy płatności, czyli nie pobiera gotówki w momencie transakcji, przekonał się bardziej lub mniej boleśnie, co znaczy wystawiona faktura bez zapłaty. Oczywiście im kwota na fakturze większa, tym sytuacja bardziej dotkliwa, a czasem nawet niebezpieczna. Rozliczałam kiedyś sympatyczną spółkę cywilną, która zbankrutowała po wystawieniu kilku „dużych” faktur, za które nie otrzymała zapłaty. Pomińmy rozważania, czy i jak można było zabezpieczyć się przed taką sytuacją. Istotny dla naszych rozważań jest obowiązek zapłaty podatków pomimo braku zapłaty za wykonane usługi lub dostarczony towar.

Oczywiście pierwsze, co nasuwa się w tym momencie, to konkluzja – „nie wystawię faktury, dopóki odbiorca mi nie zapłaci”. Ponieważ lata temu przepisy wiązały powstanie obowiązku podatkowy PIT z datą wystawienia faktury, część przedsiębiorców nadal uważa, że może „przesunąć” w ten sposób obowiązek podatkowy, na przykład, na następny miesiąc.

Pewnego razu przyszedł z dokumentami do biura długoletni Klient, świadczący usługi dla kilku dużych firm. Co miesiąc wystawiał parę faktur na niemałe kwoty. W tym jednak miesiącu faktur sprzedaży nie było.

- „A sprzedaż” - pytam przekonana, że zapomniał faktur zabrać z domu.

- „Dziady nie zapłacili mi jeszcze za poprzedni miesiąc. A faktury mogę wystawić do 15 dnia kolejnego miesiąca, to tak im wystawię. Przynajmniej w tym miesiącu nie będę miał podatku do zapłaty”.

- „Ale usługi w tym miesiącu były wykonane?”

- „Tak, ale co z tego, skoro nie płacą w terminie...” - mówi zirytowany.

Z bólem serca musiałam wyprowadzić z błędu Klienta. Owszem, faktury może wystawić w następnym miesiącu, ale na fakturze musi wpisać obok daty wystawienia również datę wykonania usługi. I ta właśnie data jest datą powstania przychodu do opodatkowania.

Przy okazji poruszę dość częsty problem w biurach rachunkowych.

Przepisy mówią, że faktura powinna zawierać:

- datę wystawienia,

- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Co do zasady podatnicy, mają możliwość wystawienia faktury za usługi świadczone w danym miesiącu, zarówno na 30 dni przed ich wykonaniem, jak również już po zakończeniu miesiąca, do 15. dnia następnego miesiąca. W każdym jednak wypadku muszą pamiętać, aby prawidłowo wskazać w niej datę wydania towaru lub wykonania usługi. Od tego bowiem zależy prawidłowe rozliczenie podatku VAT i podatku dochodowego.

Tymczasem często przedsiębiorcy mechanicznie wpisują tylko datę wystawienia lub wskazują tę samą datę, jako datę wystawienia i wykonania usługi, mimo że nie jest to prawda. Księgowa nie mając wglądu do umowy, nie znając przebiegu zdarzeń, przyjmuje daty wykazane na fakturze i tak też rozlicza podatki. Problem zaczyna się w czasie kontroli, gdy okazuje się, że przychód powinien być rozpoznany w innym miesiącu, niż wystawiono fakturę. Wynik kontroli: źle wystawione faktury, źle obliczone dochody i źle płacone podatki. Wszystko do korekty, dopłaty podatków, odsetki, sankcje karno-skarbowe.

Jak więc jest z tym przychodem?

Regułą jest, że za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Trochę zawiłe? Upraszczamy:

Mamy trzy zdarzenia związane ze sprzedażą:

- dokonanie sprzedaży

- wystawienie faktury

- zapłata należności.

Przychód ma miejsce w dacie tego zdarzenia, które wystąpiło najwcześniej.

Powyższa zasada ma zastosowanie do wszystkich dostaw towarów z wyjątkiem tzw. dostaw ciągłych, wśród których można wymienić energię elektryczną, cieplną czy gaz oraz usług ciągłych, które są rozliczane w okresach rozliczeniowych.

I znów problem. Jak zdefiniować usługi ciągłe wykonywane w okresach rozliczeniowych?

Usługa ciągła to każdą usługa, która wykonywana jest periodycznie i w której jednoznacznie można określić jedynie moment rozpoczęcia, a moment zakończenia nie jest z góry określony. W usłudze tej powinny dać się wyodrębnić okresy, po których zakończeniu następuje rozliczenie częściowego wykonania usługi (okresy rozliczeniowe). Usługa ciągła nie kończy się jednak wraz z zakończeniem tego okresu, lecz trwa nadal do momentu rozwiązania umowy. (Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 kwietnia 2014 r., nr ILPP5/443-34/14-4/KG).
Także możność wyodrębnienia poszczególnych usług przekreśla ciągły charakter ich świadczenia. (Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 lipca 2013 r., nr IPPP1/443-584/13-2/AW)

Typowym przykładem usług ciągłych są usługi najmu, dzierżawy, leasingu, obsługi biurowej, podatkowo-księgowej czy prawnej.

Okresem rozliczeniowym najczęściej jest miesiąc kalendarzowy. Jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. W tym wypadku nie będzie miała znaczenia data wystawienia faktury ani wykonania poszczególnych usług, które były świadczone w okresie rozliczeniowym ani też data zapłaty należności.

Pozostaje pytanie, co zrobić, gdy wykonaliśmy usługę, wystawiliśmy fakturę, a klient odmawia zapłaty. Wiele razy słyszałam pytanie, czy można anulować lub korygować taką fakturę. Wydaje się to rozwiązaniem logicznym i uczciwym. Niestety, prawo podatkowe rzadko jest uczciwe, a jeszcze rzadziej logiczne.

Anulować można tylko fakturę wystawioną omyłkowo, gdy nie dokumentuje faktycznej sprzedaży i tylko, gdy nie została wprowadzona do obrotu, czyli przekazana nabywcy. A co z korektą? Brak zapłaty nie może być przyczyną korekty. Tu jednak jest maleńkie światełko w tunelu. Jeśli spór dotyczy np. ceny usługi lub jej kompletności, można dogadać się z nabywcą i udzielić mu upustu lub obniżyć cenę z uwagi na wadę towaru, usługi. Nie może to być przyczyna fikcyjna. Jednak czasem zdarza się, że po wykonaniu usługi nabywca twierdzi, że wykonanie nie odpowiada jego oczekiwaniom lub jest niezgodne z umową. Towar jest słabej jakości albo ma krótką datę przydatności itp. Nie chce zapłacić umówionej kwoty, ale jest skłonny zapłacić część. Wtedy podpisana przez nabywcę korekta jest podstawą obniżenia przychodu.

Jak widać jednak, uniknięcie podatku od niezapłaconych faktur jest bardzo trudne, co zawsze należy brać pod uwagę podejmując współpracę z nieznanym klientem lub kontynuując świadczenie usług czy też dostarczanie towaru klientowi, który zalega z zapłatą. Może się okazać, że nie tylko poniesiemy koszty związane ze sprzedażą, ale jeszcze będziemy z własnej kieszeni płacić podatki wynikające z faktur, które nigdy nie zostaną zapłacone.