Informacje dla Klientów

Zapraszam Klientów do kontaktu 

 

Jak i kiedy można się ze mną skontaktować, gdy pojawią się jakieś pytania, problemy czy wątpliwości?

  1. Spotkania osobiste – w siedzibie biura w godzinach otwarcia lub w innych godzinach po wcześniejszym ustaleniu terminu (w czasie epidemii każde spotkanie musi być umówione)
  2. Rozmowa telefoniczna – w godzinach otwarcia biura, a w sprawach pilnych – w dni robocze w godzinach 9:00 do 19:00.
  3. Wiadomość e-mail – 24h/dobę.

Jaka forma kontaktu jest najlepsza? To zależy…

  1. Spotkanie osobiste.

Chcecie porozmawiać osobiście, ale ma to być rozmowa krótka, kilkuminutowa? Zapraszam w godzinach otwarcia biura na ul. Jasną 31b w Gliwicach. To godziny przeznaczone specjalnie na ten cel, więc nie trzeba się wcześniej umawiać (pomijając okres epidemii). Jeśli jednak do przedyskutowania jest kilka kwestii lub złożony problem – lepiej zarezerwować wcześniej termin, tak aby nikt nam nie przeszkadzał. Te dodatkowe rozmowy mogą odbywać się w innych godzinach niż godziny otwarcia i często tak właśnie bywa.

Zawsze cieszę się z możliwości rozmowy "w cztery oczy", bo taka rozmowa przynosi obustronne korzyści. Niestety, ta forma kontaktu ma jeden minus - obydwie strony muszą się znaleźć w jednym miejscu w tym samym czasie. Są więc klienci, z którymi nie spotykam się przez wiele miesięcy. Kto nie ma czasu ani ochoty na spotkania, może unikać bezpośredniego kontaktu z księgową przez cały rok ;).

Godziny otwarcia biura od 05.08.2020:

Poniedziałek

15:00 – 19:00

Środa

8:00 – 15:00

Piątek

15:00 – 19:00

 

  1. Rozmowa telefoniczna.

Są ludzie, których, jak mawiał mój znajomy, „pisane boli” 😉. Nie czytają e-maili, jeśli te zawierają więcej niż 3 słowa, a napisanie odpowiedzi uważają za tak męczące, jakby wymagało użycia gęsiego pióra. Z myślą o takich klientach oraz o sytuacjach, gdy potrzebna jest szybka wymiana informacji – dostępny jest kontakt telefoniczny. Ma on jednak pewne ograniczenia, o czym poniżej.

  1. Wiadomości przesyłane pocztą elektroniczną.

Jeśli Cię, Drogi Kliencie, literki nie przyprawiają o mdłości – zachęcam do korzystania z poczty elektronicznej.

Z trzech ważnych powodów:

- Mamy mnóstwo obowiązków. Nikt z nas nie siedzi bezczynnie wpatrzony w telefon z nadzieją, że może ktoś zadzwoni. Bywa tak, że przez cały dzień na zmianę próbuję się do kogoś dodzwonić i ten ktoś próbuje dodzwonić się do mnie. Znacie sytuację, w której nawet pod prysznic zabieracie telefon, żeby móc go w razie czego odebrać? No właśnie… A gdy w końcu dojdzie do rozmowy okazuje się, że rozmówca akurat prowadzi samochód lub robi zakupy. Niczego nie sprawdzi, nie zanotuje, więc rozmowa kończy się słowami „oddzwonię po powrocie” i … zabawa zaczyna się od początku.

- E-mail odczytujemy wtedy, gdy mamy chwilę czasu. I odpowiadamy, gdy mamy czas przemyśleć odpowiedź i znaleźć potrzebne informacje. I to jest druga zaleta – bo podczas szybkiej rozmowy telefonicznej bywa tak, że i pytanie i odpowiedź są nieprecyzyjne i chaotyczne. Jeśli nie ma warunków, by porozmawiać spokojnie, doprecyzować pytanie, przemyśleć odpowiedź, sprawdzić jakieś informacje, taka rozmowa może przynieść więcej szkody niż pożytku.

- W końcu - trzecia przewaga poczty elektronicznej nad rozmową - wymiana e-maili pozostawia trwały (stosunkowo) ślad. Można wrócić do niej za jakiś czas, można odczytać wiadomość jeszcze raz, gdy pojawi się jakaś wątpliwość.

Są sprawy „jednominutowe” - które lepiej załatwić dzwoniąc. Ale w obszarze księgowości takich spraw jest stosunkowo niewiele. We wszystkich pozostałych zdecydowanie lepiej sprawdza się kontakt e-mailowy.

Lepiej błędów unikać niż je korygować. A w księgowości jest wiele sytuacji, w których raz popełniony błąd trudno naprawić. Dlatego, Drodzy Klienci, nie wahajcie się zadawać pytań. Nie znam wszystkich odpowiedzi, ale razem znajdziemy rozwiązanie każdego problemu.